¿Qué importancia tiene controlar los documentos de una institución?

1. ¿Qué importancia tiene controlar los documentos de una institución?

R/   el controlar los documentos de una institución es importante ya que asegura promueve y vigila los procesos que se realizan en la entidad, además de permitir un mejor orden, rastreo, accesibilidad y trazabilidad de los documentos y así garantizar un adecuado registro de la información.

1. ¿Por qué es necesario normalizar los procesos y procedimientos en las Entidades y como garantiza esto el acceso a la información?

R/ Es necesario normalizar los procesos y procedimientos en las entidades ya que son estrategias que ayudan a comprender los procesos o actividades de una organización, su propósito es identificar fallas, modificar procesos, establecer parámetros y ofrecer mejoras continuas, esto con el fin de desarrollar un adecuado procedimiento, evitar reprocesos, falencias y desorganización que afecten la integridad de la entidad. El normalizar los procesos permite un fácil acceso a los documentos.

1. ¿Cómo se pueden garantizar los derechos del ciudadano en la tramitación de los documentos que se reciben en la unidad de correspondencia y que luego se distribuyen a las diferentes dependencias?

R/ para garantizar los derechos del ciudadano en la tramitación de los documentos que se reciben se deben realizar procedimientos adecuados que protejan la integridad del documento y que ofrezcan un servicio oportuno sin altibajos y con respuestas eficientes, para ello se deben seguir los parámetros o políticas de los procesos donde el documento sea recepcionado, radicado y distribuido a su correspondiente dependencia.

1. ¿Por qué́ es importante conocer las funciones de las oficinas productoras y qué incidencia tiene esto en el trámite?

R/  Es importante conocer las funciones de las oficinas productoras porque nos permite identificar a que dependencia de la entidad corresponde el documento y así realizar el adecuado procedimiento  y llevar acabo un  trámite eficiente.

1. ¿Cómo afecta el proceso de organización de un archivo una inadecuada gestión y control  de los documentos?

R/  el descontrol documental puede causar acumulación de información duplicada, saturación de documentos, menos productividad, pérdida de documentos, entre otros.

1. ¿En qué forma se puede contribuir desde el rol de Gerente, Directivo, profesional y técnico para fortalecer los procesos de control en la  Gestión Documental?

Gerente:

Profesional:

Técnico:

1. ¿Cuáles considera son las responsabilidades del área de Gestión Documental para contribuir con la organización y control documental?

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