RE: FORO TEMÁTICO 2 Organizar Archivos De Gestión De Acuerdo Con Normatividad Vigente Y Políticas Institucionales.

ENSAYO Papel del Administrador documental CRITERIOS PARA MATRÍCULAS Y ASIGNACIÓN DE CUPOSEl proceso de matrícula y de asignación de cupos deberá contemplar criteriosque permitan y favorezcan la continuidad de los estudiantes en el sistema, demanera que se les facilite el flujo por los grados hasta culminar el cicloeducativo. La reorganización institucional que se impulsó en años recientesbuscó estructurar la oferta educativa en cada establecimiento con este fin:escuelas o colegios que sólo ofrecían primaria o secundaria debieronintegrarse para facilitar la continuidad de los estudiantes. Debido a que laboro en una Institución Educativa, me doy cuenta cuandollego cada mañana de las interminables filas de padres de familia con el fin deconseguir un cupo en el colegio y así matricular cada uno de sus hijos. Al comenzar el año escolar, es un trabajo arduo cada día durante los tresprimeros meses con todo lo relacionado al proceso de matricula a fin de darlela oportunidad a cada alumno de empezar su nuevo año educativo.De esta manera empieza el día de labor del administrador documental y susecretaria con el señor rector a la cabeza, a fin de darle la oportunidad a cadaniño de conseguir su matrícula para el año electivo.Cada padre de familia lleva consigo la carpeta con el color correspondiente alaño escolar que cursará su hijo, con todos sus documentos en regla; Laliberación del SIMAT para los alumnos que vienen de otras instituciones, es unrequisito indispensable y que el administrador tiene en cuenta por qué nopuede faltar en la carpeta del alumno, puesto que con este requisito elMinisterio de Educación controla la cantidad de estudiantes matriculados encada Institución Educativa.Es en esta perspectiva en la que el Ministerio de Educación ha venidocapacitando a los responsables de coordinar el proceso en cada una de lasSecretarías, en las metodologías y procedimientos para organizar la oferta de

4. cupos, como también en los criterios para desarrollar el proceso de matrícula,tanto para el calendario A como para el B. Asimismo, la cobertura educativa,las estrategias para aumentarla y las fases del proceso de matrículaconstituyeron el tema centralAsegurar el día en que inician las clases, la concurrencia de todos los factoresque como los docentes, aulas y dotación posibilitan la adecuada atención a losestudiantes, implica un ejercicio de planeación sistemático, que logre identificarpara cada etapa del proceso las necesidades de información y de recursos, lasactividades, los procedimientos, responsables, el cronograma y los resultadosesperados.

5. 3. Como Auxiliar Administrativo en las oficinas de una Institución Educativa, enmis fusiones esta:  Revisar y verificar que los documentos estén en regla.  Llenar la ficha de matrícula de cada alumno.  Sistematizar los datos del alumno.  Tramitar y enviar documentación  Dar información  Elaborar documentos que soliciten, el señor Rector, alumnos, padres de familias y público en general.  Elaborar documentación interna.  Tramitar todo lo relacionado con calificaciones y certificados  Archivar las carpetas de los documentos de cada alumno.  Organizar y archivar los documentos entrantes y salientes.

6. VOCABULARIO ARCHIVISTICONombres: Amilde Bermúdez-Paola RincónFecha: 14 de Agosto de 2011Actividad: Semana 2Tema: Vocabulario Archivístico

7. VOCABULARIO 1 EXPEDIENTEUnidad documental formada por un conjunto de documentos generadosorgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de unmismo asunto. UNIDAD DOCUMENTALSinónimo de documento de archivo conformado por un elemento sinimportar el soporte en el que se encuentre o su extensión. FOLIACIONEs la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupodocumental y podrá hacerse por fondo, sección, sub sección, serie oexpediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizandonúmeros “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se haráal término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y laordenación sean definitivas. FOLIOEs la numeración individual de cada documento Cada documento tiene unnúmero que lo identifica y diferencia

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