RESUMEN DE LA LEY 594 DEL 2000

RESUMEN DE LA LEY 594 DEL 2000

JENNY PAOLA AYALA CHACON

TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA

CENTRO AGROTURISTICO

SENA, SOCORRO

2013

RESUMEN DE LA LEY 594 DEL 2000

JENNY PAOLA AYALA CHACON

INSTRUCTORA: CARLINA CAMACHO

TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA

CENTRO AGROTURISTICO

SENA, SOCORRO

2013

INTRODUCCION

El siguiente trabajo esta realizo para entender y analizar los trece títulos y cincuenta y dos artículos, de la ley general de archivo nacional (594) del año 2000. Donde se enfoca en el artículo 22 que se basa en procesos archivísticos y análisis de las leyes de este.

LEY 594 DEL 2000

La ley 594 del 2000 de julio 14 es por medio de la cual se dicta la Ley General de los Archivos y de dictan otras disposiciones. Esta comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen con funciones públicas y los demás organismos regulados por la ley presente.

Es importante observar el campo de aplicación de la Ley: La administración pública en todos sus niveles, y las empresa privadas que cumplen funciones públicas para definir estas últimas debemos acudir a lo señalado en la Constitución Política en lo relacionado con servicios públicos, es decir es aplicable en este tipo de empresas hacia los actos de carácter administrativo y que tienen incidencia en la prestación del servicio público frente al ciudadano con el fin de que este tenga la garantía de ejercer sus derechos establecidos en la Constitución Política.

Esta ley nos permite conocer los diferentes conceptos acerca de esta área comenzando por el significado de archivos en sus distintos aspectos como lo son:

• Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

• Públicos: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

• Privados de interese públicos: aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura de interés público y declarado como tal por el legislador.

• Totales: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

• Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

• Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

• Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

• Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

• Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

• Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Esta ley comprende tres conceptos: reglas, principios y función archivística

• Regla es una norma escrita o disposición jurídica de carácter general, procedente de la Administración en virtud de su propia competencia y con carácter subordinado a la Ley.

• Principio: Como los criterios fundamentales que informan el origen y el desenvolvimiento de una determinada legislación. Los principios sirven para que las personas puedan interpretar la Ley, su objeto y alcance.

• La función archivística del Estado como todas las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanentes.

La Ley trae una serie de definiciones que permiten llegar a acuerdos sobre los temas archivísticos.

La Ley relaciona y define principios generales, que deben servir para interpretarla.

Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes

consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las

decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional

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