Resumen capítulos 7 y 8 de APA 2

Tarea: resumen capítulos 7 y 8 de APA 2

Licda. Alejandra Chan

Curso: Automatización De Procesos Administrativos

Fecha: 15 de junio de 2014

RESUMEN DE ADMINISTRACION DE PROCESOS AMINISTRATIVOS

1. CAPITULO No. 7

Recopilación de Datos

En el análisis se busca recolectar diversos tipos de información, hechos y datos, información financiera, información referente al contexto de la organización, tipos de documentos, tipos de documentos, en muchas ocasiones las personas no conocen con exactitud qué es lo que desean encontrar. Es necesario recordar que ya se realizó un estudio preliminar, y se ha determinado el problema, su naturaleza, etc.

INFORMACION TRES ASPECTOS

1. La escritura de la organización: Aquellos factores que no cambian tan fácilmente: edificios, ambiente, Etc.

2. Procesos o transformaciones que se realizan dentro del sistema, estos cambian constantemente.

3. Asuntos que son expresados o sentidos por los miembros de la organización tales como quejas, críticas, sugerencias, respaldos a ciertos criterios, Etc.

Diseño de la investigación

Entrevistas: estructuradas para conocer la estructura organizacional, conocer los procesos, puntos relevantes que tiene el personal acerca del sistema, determinar el tráfico de personas y de información.

Observaciones: se harán en los puestos de trabajo a las condiciones del equipo, la ubicación física la iluminación, la carga de trabajo y los descansos

Reuniones de trabajo: para confirmar hallazgos en cuanto a los procesos. Así mismo, para la elaboración de DFDs confirmación de ERDs y confirmación de hallazgos de entrevistas.

¿En dónde encuentro esta información?

La información está dispersa y en diferentes fuentes y formato. Es importante por ello reconocer los tipos de información y las fuentes que la producen.

Documentos Cuantitativos:

Los documentos cuantitativos son los informes contables y financieros, informes utilizados en la toma de decisiones, informes de desempeño, resúmenes de operaciones, registros operacionales y formas existentes.

Formas existentes: es necesario conocerlas y el uso que se hace de cada una de ellas es preciso conocerlas para comprender la operación del sistema actual, es recomendable recabar todas las formas existente, tanto formales como informales.

Al estudiar las formas debe buscar;

¿Porque no se utilizan las formas?

¿Es la distribución actual igual a la original?

¿Qué origino el cambio?

¿Qué datos se agregan adicionalmente y porque?

¿Se utilizan formas informales y porque?

¿Existe duplicidad de trabajo o cuellos de botella?

¿Comprenden los involucrados el proceso total?

Documentos cualitativos

En las empresas existen, además, los documentos cualitativos. No existe un formato preestablecido, para ellos, pero su análisis es importante ya que revelan muchos aspectos de la organización y de sus miembros que no es posible comprender, de otra manera.

Son documentos internos como memorándums, avisos en tableros, boletines, manuales de procedimiento.

Documentos Cuantitativos: presentan la situación financiera y administrativa de la empresa.

Documentos cualitativos: revelan aspectos de la organización y sus miembros, son documentos internos de la empresa.

INDEPENDIENTEMENTE DE LA TECNICA QUE SE UTILICE PREVIO A SU USO SE DEBE DETERMINAR:

¿Qué es lo que voy a investigar o examinar?

¿Qué me interesa descubrir o confirmar?

¿A quiénes o a cuales voy a observar, entrevistar, etc.?

Es decir, se tienen que contestar estas preguntas cuando se diseña el proceso de investigación.

Es necesario hacerlo, para asegurarnos de no perder de vista el objetivo principal del mismo y garantizar que se involucre o tome en cuenta a las personas o sujetos claves. Un sujeto puede ser un empleado, un documento, etc. Que va a ser analizado o investigado.

Como la encuentro: existes una variedad de estrategias que el analista puede utilizar para recolectar hechos y datos desde métodos muy informales hasta aquellos formales y estructurados. Si desde un principio se delimita la búsqueda con instrumentos muy estructurados es probable que dichos resultados dejen fuera mucha información que podría haber sido relevante.

Se recomienda iniciar con métodos no muy estructurados que permitan recabar la información y dar

Idea de la naturaleza de las necesidades en el sistema.

TECNICAS DE INVESTIGACION

La entrevista: La entrevista debe verse como una observación con un propósito bien definido. Esta conversación puede realizarse en forma estructurada es decir seguir un orden determinado y planificado antes de realizar la entrevista, o bien puede hacerse sin estructurar o bien dejar que fluya la conversación naturalmente.

LOS PASOS A SEGUIR EN TODA ENTREVISTA SON:

1. Se debe establecer cita previa con los entrevistados

2. Se debe presentar a la entrevista con anticipación y revisar el equipo necesario.

3. Se sugiere saludar al entrevistado, presentarle los objetivos del estudio, enmarcar la entrevista dentro del estudio y enfatizar la utilidad de su participación y lo valioso que resultan sus comentarios y sugerencias.

4. Solicitar permiso del entrevistado para grabar la entrevista si es el caso.

5. Desarrollo de la entrevista: Se indagara para el logro de los objetivos de la entrevista.

6. Escribir el informe de la entrevista lo más pronto posible.

Resumen de hallazgos en las entrevistas iniciales

1. Problemas de salud de los operadores, principalmente dolores musculares.

2. Sistema de consulta aplicado y lento.

3. Estructura organizacional inadecuada. Funcione son bien definidas.

4. Subutilización del sitio de internet.

5. Flujo de personas. Ubicación e iluminación de la oficina son inadecuados.

6. Carga de trabajo de operadores no está bien distribuida.

Cuestionarios:

Un cuestionario es otro instrumento para la recolección de información. Consiste en una serie de pregunta ya sean cerradas o abiertas dirigidas a un grupo seleccionado de individuos, las preguntas serán respondidas en forma

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