SISTEMA PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

INTEGRANTES

DIANA MARCELA HERNANDEZ PULIDO

JONATHAN EDUARDO MURCIA

MARIO ANDRES CASTELLANOS GON

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SENA

2015

Contenido

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:        

PREGUNTA:        

JUSTIFICACIÓN        

OBJETIVO GENERAL        

OBJETIVOS ESPECÍFICOS        

ALCANCE DEL PROYECTO        

BENEFICIARIOS        

IMPACTO        

RESTRICCIONES        

RIESGOS        

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

La Corporación Construyendo Amor con Amor es una entidad  Sin Ánimo de Lucro que  ejecuta planes y proyectos de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través de la Secretaría Distrital de Integración social y en la modalidad de cofinanciación así como de otras entidades del orden distrital y nacional; es fundada en el año 2002 y constituida Legalmente ante la Cámara de Comercio de Bogotá aunque su labor se remonta años atrás.  Su objeto social no es otro que la contribución al crecimiento y desarrollo del ser humano en condiciones de vulnerabilidad socioeconómica con especial énfasis en la Primera Infancia, madres gestantes y lactantes así como personas de la tercera edad.

A lo largo de estos años, se han sumado un número considerable  de personas profesionales y no profesionales en diferentes áreas del conocimiento; al día de hoy se cuenta con una planta de personal cercana a los 200 colaboradores.

Para el estudio del caso en el cual planteamos la problemática a solucionar, está enfocado en el área de la subdirección Administrativa y de Recursos Humanos de la Corporación Construyendo Amor con Amor, allí como se dijo antes, se maneja un archivo físico activo de 200 personas que son las que están laborando actualmente con la compañía bajo diversas modalidades de contratos laborales y prestaciones. Por otro lado tenemos el archivo físico no activo que corresponden a las personas que estuvieron vinculadas con la Organización pero ya se retiraron y que ascienden aproximadamente a 400 carpetas.

Los contratos laborales y de prestaciones que se manejan actualmente, se encuentran enmarcados en la ejecución de los convenios y/o contratos  suscritos con las diferentes entidades que con virtud del objeto social de la Organización lleva a cabo y por otra parte los de la sede administrativa que no están enmarcados en esos contratos y/o convenios.

Para la ejecución de estos proyectos, se tienen unos requerimientos en cuanto a los perfiles del personal a vincular según los lineamientos de los anexos técnicos. Los protocolos establecidos para la recepción, clasificación y disposición final de estas hojas de vida se hacen de forma manual, por ende cada consulta se debe hacer siempre de esta forma.

Con los avances de las tecnologías se hace necesario entonces la implementación de nuevos sistemas que faciliten la consulta de los datos sin necesidad de acudir a los archivos físicos, para este caso una vez se haga la recepción,  de los documentos, es decir, las hojas de vida, se deba llenar un formulario que recopile los datos generales de la persona, así como sus perfiles laborales, académicos y demás. Paso seguido si aplicara al cargo y superara las pruebas de aptitud y de ingreso los datos contenidos en el anterior formulario se lleven a otro que haría parte de las personas activas, que para este caso adicional a los datos que ya se tienen deberían contener el número de contrato, fecha de inicio, fecha de finalización, tipo de contrato, salario y centro de costo o sucursal a la cual fue asignada.

A continuación una réplica de un formulario rudimentario elaborado en Access, este sistema de base de datos si bien es cierto es funcional es muy inestable y limitado por lo que no es acertado hacerlo en el por la magnitud de la información.

[pic 1]

 Un ejemplo de la funcionalidad de la aplicación y/o del programa sería la de generar certificados laborales con la información actualizada sin necesidad de consultar las respectivas carpetas o acudir a la memoria del responsable de área para elaborarlas, lo ideal es que sea algo como este ejemplo:

[pic 2]

De igual forma al comienzo de cada proyecto con entidades del orden público siempre es requisito enviar las hojas de vida de las personas para que las mismas sean avaladas y ellas puedan  laborar en el proyecto por lo que sería funcional poder imprimir una hoja de vida bajo un solo formato desde la misma aplicación, de esta forma podremos contribuir al ahorro de tiempo pues evitamos fotocopiar, escanear y lo más importante, estamos generando una aplicación que ayuda al medio ambiente.

Es importante implementar el uso de sistemas electrónicos con capacidad para aceptar datos, procesarlos y almacenarlos según determinadas reglas e información las cuales aportan resultados útiles para los usuarios de las mismas, con el uso de sistemas de información automatizados le pueden proporcionar un mejor control y avance satisfaciendo así las necesidades y requerimientos de información que tiene la empresa, por lo cual se requiere un sistema que posea confiabilidad, facilidad de uso, facilidad de mantenimiento, calidad de documentación, tiempo de respuesta, operación del sistema en un ambiente de restricciones dependiendo el personal y la tecnología

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