SISTEMAS DE INFORMACION

INTRODUCCION

En la actualidad es tan familiar para nosotros encontrar sistemas en todos los lugares a donde vamos, pero no pensamos en la importancia que estos tienen, es primordial reconocer que ahora el mundo entero se mueve gracias a estos, y las empresas son las más favorecidas, al punto de que la sistematización es tan importante como el adquirir maquinaria.

En este informe, analizaremos fragmentos de un estudio realizado por JACK FLEITMAN; Coordinador General de diferentes Proyectos de Consultoría en empresas públicas y privadas de Mexico, en donde se refiere al uso de sistemas en las empresas.

LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y

CONTROL EN LA EMPRESA

JACK FLEITMAN:

“En esta era ya no funcionan las formas antiguas de hacer negocios. Los procesos

De administración, producción y distribución de artículos, así como los servicios, se

Han vuelto más dinámicos y complicados.

Hoy día, la industria de la información, como muy pocas en el mundo, es uno de

Los mercados más atractivos.

Estamos viviendo una época en la que lo importante es la comprensión y el

Intercambio de la información, sin importar la forma en que ésta se presente; a

Veces tampoco es importante el volumen o el tamaño de la misma.”

La modernización a conllevado al cambio de muchas formas de vida y por ende a cambios dramáticos en todo el entorno, en este caso el autor se refiere a lo que han hecho los sistemas de información por las empresas, parte del hecho de que la información es uno de los mejores negocios, toda forma de intercambio y manejo de la misma es rentable, para cualquier negocio es indispensable tener su información a la mano y organizada, desde los contactos de proveedores, hasta las salidas de mercancía. Nada más cómodo y practico que un sistema que le organice todos sus contactos y que pueda elaborar todo el proceso de compra de mercancía desde allí, en un solo programa consultar las existencias de materia prima, para realizar su compra, contactar a su proveedor por internet e incluso si necesitara pagaren otra moneda, tener acceso a saber el precio del cambio. Esto en cuanto a la adquisición, en cuanto al control, un gerente que pueda revisar a diario las ventas realizadas, el avance de cada vendedor, poder hacer una proyección semanal mensual, y mejor aún ver del catálogo de sus productos cual tiene más salida y cual necesita de más proyección, adicional a esto saber el ingreso real de efectivo y el monto de su cartera. Un jefe de bodega que pueda todos los días antes de empezar el cargue de los camiones de reparto, las existencias de mercancía, sin importar cuantas referencias de producto maneje, ni las cantidades que se muevan a diario, o cuantas transferencias deba hacer en un día. Se refiere de manera directa al cambio que debe tener cada empresa en esta era, y pone el negocio del manejo de la información como un negocio muy lucrativo.

Para ningún empresario es un secreto que para avanzar al ritmo del mundo debe estar al tanto de los cambios de la información mundial y poner a su compañía en el mismo canal, si una empresa se proyecta de manera que cualquier persona tenga acceso a su información, tendrá mayores posibilidades de concretar negocios, el contacto con el público no solo le dará ventas, también tendrá opiniones y sugerencias, lo que le llevara a experimentar otras opciones de productos y servicios, pero lo más importante de un sistema de información, es poder controlar todos los movimientos de la compañía, porque desde un solo puesto de trabajo, tendrá conocimiento de lo que funciona bien, lo que no funciona y lo que necesita una mejora.

“Los sistemas deben proporcionar información clave para la toma de

Decisiones; esta información debe ser sencilla, clara, expedita, veraz, precisa,

Consistente y fácil de analizar e interpretar.

Es necesario precisar en qué consiste la información clave, cómo puede

Obtenerse, quiénes son los responsables de elaborarla, en qué formato y con qué

Frecuencia se va a presentar, quiénes tendrán acceso a ella y con qué detalle y

Confidencialidad podrá ser consultada.

Es conveniente que la información que generan el sistema de contabilidad y la

Dirección administrativa se automatice desde que comienzan las operaciones de

Una empresa. Cuando ésta crece y no se automatiza la información, a veces se

Vuelve muy complicado pasar de un sistema manual a uno computarizado.”

La facilidad de tener a la mano la información por ejemplo de las ventas anuales de la compañía, dará a la junta directiva una idea concisa de que producto tiene más demanda en el mercado, y si alguna de sus referencias no ha tenido los movimientos esperados, poder decidir si debe o no permanecer en la línea de producción o mejor hacer un último esfuerzo y fortalecer con publicidad o cualquier otra estrategia más agresiva, también sabrán con claridad y exactitud por qué momento

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