SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE

SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE

EL SISTEMA de información contable es un conjunto de procesos sistémicos interrelacionados por medio del cual se desarrollan actividades especiales que requiere la concurrencia de personas, recursos y conocimientos con la función de manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar información de carácter contable-financiero que sea confiable y útil de manera que los responsables de la administración la dispongan oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones.

Con el propósito de lograr una mayor comprensión y conocimiento del funcionamiento del sistema contable, nos hemos querido proponer la tarea de concretar el análisis de cada uno de los aspectos que en general se recomienda para precisar la definición de un sistema cualquiera 1, por lo que, exponemos a continuación los siguientes:

• Primero: caracterización del entorno del sistema contable

• Segundo: definición de la misión y los objetivos o medidas de actuación del sistema

• Tercero: definición de sus componentes

• Cuarto: descripción de las relaciones entre los componentes y su entorno

• Quinto: descripción de los recursos del sistema

• Sexto: efectuar una representación del sistema y,

• Séptimo: indicación de los fundamentos conceptuales para su administración.

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La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.

El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones.

Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.

Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo.

Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica" 2.

La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor.

Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las únicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, están cambiando, pero las herramientas para medirlas no" 3.

He aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple técnica del ejercicio contable sino que debemos estar ávidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento)

Y por ende crear un sistema de información que satisfaga las necesidades de los usuarios.

MANUALES O COMPUTARIZADOS

Son llevados de la siguiente forma

 Recopilamos de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organización, es decir, facturas, copias de cheques, etc. Que representan los datos contables.

 Organización y procedimiento que implica el análisis de las operaciones registradas.

 Generación del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la información que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones.

SISTEMA MANUAL

 Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

 Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.

 Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronológico.

 Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor.

 Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar.

 Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor.

 Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre.

 Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre.

SISTEMA COMPUTARIZADO

• Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

• Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.

• Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.

• El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente.

• Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta.

• Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automáticamente.

• La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre, es automático.

• El software prepara automáticamente el balance de comprobación posterior al cierre.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

• Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos.

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