SISTEMAS ORGANIZACIONALES

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA EMPRESA

ORGANIZACIÓN

Las organizaciones son instrumentos fundamentales para la existencia

del hombre y desde hace mucho tiempo se han dado numerosas definiciones,

tales como:

“una organización es una coordinación racional de actividades de un grupo de

personas con el propósito de alcanzar un objetivo” (Lucas, 1976)

“La organización es una combinación de medios humanos y materiales

Disponibles, en función de la consecución de un fin, según un esquema preciso

De dependencias e interrelaciones entre los distintos elementos que la

constituyen” (Zerelli,1976)

ENFOQUE SISTÉMICO

Existen diferentes enfoques o visiones para el estudio de las

organizaciones, entre los cuales se destacan:

• enfoque de administración científica de F. Taylor;

• Enfoque departamental de Fayol;

• Enfoque psicológico o del comportamiento interpersonal;

• Enfoque sociológico o del comportamiento en grupo;

• Enfoque de relaciones humanas;

• Enfoque de toma de decisiones de March y Simón y el

• Enfoque de sistemas

Definición de Sistema:

Conjunto de elementos físicos o abstractos interrelacionados que operan

en conjunto a fin de lograr un objetivo. (Davis, 1974)

Definición de organización como un enfoque sistémico:

“conjunto de cosas y personas que están interrelacionadas de diferentes

maneras generalmente complejas y que forman un todo identificable,

caracterizado por la existencia de objetivos comunes” (Fulmer, 1979)

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA EMPRESA

MODELO DE UNA ORGANIZACIÓN

El siguiente modelo, puede definir a una organización, la cual responde

a ciertas preguntas que sintetizan las actividades que se llevan a cabo.

qué

objetivos

cuánto, cuándo, con qué

planificación

quién: estructura

dónde: orgánica

cómo: normas, procedimientos

El “qué” implica los objetivos, fines o políticas de la organización, es decir,

hacia donde está dirigida.

El “cuánto, cuándo y con qué” se refiere a los recursos necesarios (tiempo,

Materiales, económicos) para el funcionamiento y el cumplir con los objetivos

Trazados.

El “quién y dónde” indica los recursos humanos y su ubicación dentro de la

organización.

Finalmente, el “cómo” determina la manera en que se realizarán las actividades

en el contexto organizado.

CARACTERÍSTICAS

La organización como un sistema se caracteriza por:

• Es un todo y tiene características propias a ese todo.

• Intercambia información, energía y materiales dentro de su ambiente.

• Posee límites perceptibles que la separan de su ambiente.

• Tiende a crecer potencialmente a largo plazo.

• Utiliza información interna o externa relacionada con su ambiente.

• Es un subsistema de otro sistema mayor (Jerarquía de sistemas)

• Tiende a ser cada vez más compleja y más especializada.

• Es flexible y adaptable.

NIVELES DE JERARQUÍA EN LA ORGANIZACIÓN

Toda organización, para alcanzar sus objetivos, realiza un conjunto de

actividades en forma coordinada e interrelacionada. Las funciones básicas de

un proceso vital que se lleva a cabo en toda organización son la planificación,

organización, coordinación, control, dirección y comunicación. Dicho proceso

recibe el nombre de Gerencia .

La Gerencia convierte información en acción mediante la toma de

decisiones, la cual se presenta en tres niveles de jerarquía de la organización.

En el nivel estratégico , el proceso de toma de decisiones se denomina

planificación y consiste en trazar los objetivos de la organización, cambios,

recursos utilizados y sobre las políticas que rigen la adquisición uso y

distribución de recursos. En el nivel táctico , el proceso se denomina control

gerencial y es donde se asegura que los recursos se obtengan y utilicen

efectivamente en la consecución de los objetivos. En el nivel técnico , se lleva a

cabo el control operacional donde se garantiza que las actividades y tareas se

realicen eficazmente.

ESTRUCTURA

Una organización posee una estructura, la cual está dada por las áreas

funcionales, las unidades administrativas, los niveles jerárquicos, las relaciones

entre unidades, las funciones y los cargos. Al representar gráficamente estos

elementos, se tiene un Organigrama.

Un organigrama es la expresión gráfica de elementos estructurales,

funcionales o de cargos en una organización cualquiera.

Clasificación:

De acuerdo a su formato, los organigramas se clasifican en: Verticales,

Horizontales, Circulares, Radiales, Mixtos.

De acuerdo a su uso se clasifican en: Estructurales, Funcionales, de Cargos.

Por su naturaleza: Esquemáticos y Analíticos.

Por el área que representan: Generales y Complementarios

La importancia de los organigramas radica en sus usos: como instrumentos de

análisis y como medios de información.

SISTEMATIZACIÓN

Consiste en la aplicación de diferentes técnicas que permitan una mejor

distribución del trabajo, el establecimiento de responsabilidades y visualizar la

participación de los distintos niveles administrativos en un procedimiento

específico.

Para llevar a cabo la sistematización en una organización, existen los

manuales, los diagramas y los formularios.

En la sistematización, se manejan una serie de términos que es preciso

diferenciarlos para su óptima utilización.

NORMAS.

Son las reglas establecidas en una organización para regularizar las

diferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma.

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