Sistema De Tramite Documentario

INTRODUCCIÓN

Uno de los principales factores que impiden la superación del problema de la burocracia en países en vías de desarrollo es la falta de empleo de tecnología actual. En muchas instituciones gubernamentales aún persiste el uso de sistemas manuales para manejar tareas importantes, tales como el trámite documentario.

De acuerdo con (Oppenheimer, 2003) y (de Soto, 1983) la burocracia y la falta de fiscalización en países no desarrollados origina otros problemas, siendo uno de los más graves la corrupción.

En el caso del manejo de documentos, estos problemas pueden reducirse mediante el uso de un Sistema Automatizado de Trámite Documentario.

PROBLEMÁTICA DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN EL PERÚ

En la gran mayoría de instituciones públicas del Perú el trámite documentario se realiza de forma manual. A continuación se describen algunas consecuencias de esta práctica:

Se deben realizar cobros adicionales para cubrir los costos del abundante material de escritorio empleado.

Existe una sola copia del expediente de un trámite, que es transportada físicamente, en cada etapa del flujo. En la mayoría de casos el flujo es inexistente, y el camino se decide en cada proceso.

Si el personal asignado a un trámite desea revisar un expediente debe esperar a que éste esté disponible, lo que puede tardar mucho tiempo. Incluso algunas instituciones, destinan personal exclusivamente al traslado de documentos. También existe el problema potencial de la alteración deliberada de documentos.

No es fácil detectar en qué están ocupados los empleados de cada área ni las razones de los retrasos. Todo ello producto de la falta de control de esta forma de administrar los documentos.

Todos estos problemas tienen como consecuencia que las instituciones adquieran una mala imagen frente a los usuarios y a los propios empleados. En instituciones públicas el grupo de usuarios puede llegar a ser una ciudad o un país entero.

...