Sistema Informatico Para Ventas De Bebidas

RESUMEN EJECUTIVO

A medida que pasa el tiempo, la tecnología juega un papel importante dentro de las empresas que buscan mejorar el servicio a los clientes y organizar su método de trabajo.

La empresa a la cual se le hace un estudio en este proyecto es “El Medio Drinks Store” cuyas actividades se realizan manualmente. En éste, se pretende automatizar los Sistemas de Inventario, ventas y cuentas por cobrar para brindar un mejor servicio a sus clientes, empleados y para que sus procesos sean más confiables, eficientes y seguros.

Aun así, existen algunos empresarios que quizás por el miedo al cambio, por desconocimiento o por problemas económicos no han implementado la automatización en sus negocios, sin pensar que esto reduce competitividad en el mercado actual.

El sistema al cual hemos llamado “Sistema Automatizado para Expendio de Bebidas (SAPEB), permitirá realizar el almacenamiento de información mediante los procesos requeridos por el usuario, también contará con una seguridad de acceso, manejado por perfiles de usuarios, Para garantizar la integridad y confiabilidad de los datos.

Se asegura que el sistema propuesto será de gran utilidad y beneficio tanto para esta empresa como para otras con la misma finalidad de servicio.

CAPITULO I

DESCRIPCION DE LA EMPRESA

1.0 BREVE RESEÑA HISTORIA DE LA EMPRESA

El Negocio “El Medio Drinks Store”, es una empresa dedicada a la venta de bebidas alcohólica al por mayor y detalle y desde sus inicios hace aproximadamente tres años, se ha comprometido con sus clientes a ofrecer un eficiente servicio.

Actualmente este negocio se encuentra ubicado en el Municipio de Haina, Provincia San Cristóbal, República Dominicana y fue constituida por el Señor Alfredo Martínez, quien es contador de profesión y tuvo la visión de crear un negocio de este tipo en esa localidad a raíz de la gran demanda que existe en los alrededores. Están repitiendo lo mismo del resumen ejecutivo

1.1 FILOSOFIA

Brindarle a los clientes artículos de primera calidad y a un precio asequible a todos los niveles de la sociedad y ofrecerle el mejor servicio al cliente.

1.2 VISION

Creemos que nuestra existencia futura depende de que los clientes estén satisfechos con nuestros productos y servicios. Por lo tanto:

 Nuestra meta es que los clientes nos reconozcan como un lugar innovador, confiable y visionario, con productos de alta calidad y bajo costo y que estos satisfagan sus expectativas.

 Forjaremos relaciones de largo plazo con los clientes y exhortaremos a nuestros empleados a interesarse por las necesidades de los clientes.

1.3 OBJETIVO DE LA EMPRESA

Ubicar “El Medio Drinks Store”, en un nivel de preferencia de todos los clientes de la zona y de otros lugares, así poder ser el lugar más concurrido y de éxito.

1.4 ORGANIGRAMA

CAPITULO II

SITUACION ACTUAL DEL SISTEMA

2.0 DESCRIPCION DEL SISTEMA ACTUAL

Según los estudios realizados por medio de la entrevista, observación, recopilación de documentos, se obtuvo una gran cantidad de detalles relacionados con los procesos involucrados en el Inventario, Ventas y Cuentas por Cobrar de “El Medio Drinks Store”, los cuales se efectúan en la actualidad de forma manual.

A continuación se presenta un resumen de los resultados obtenidos así como los documentos, formularios y otras fuentes de datos relacionados con dichos procesos.

 Descripción del proceso de inventario.

En este proceso se registran los artículos, las entradas y salidas y lo almacenes con que cuenta el negocio de forma que no se tiene un control de la existencia de tal o cual artículo, ni del total de las entradas realizadas.

 Descripción del proceso de Venta.

El proceso de venta es donde el cliente hace sus compras ya sea al por mayor o al detalle, y donde la empresa le hace los respectivos descuentos, además el cliente puede hacer pedidos y cotizaciones de artículos, estos se efectúan de forma manual, lo que resulta tedioso a la hora de su realización.

 Descripción del proceso de Cuentas por Cobrar.

Este proceso es muy importante, pues es donde se registran los pagos realizado por los clientes por concepto de facturas a créditos, por consiguiente se debe de tener mucho cuidado a la hora de hacer una nota de crédito o recibo de ingreso, y esto se realizan en una mascota la cual podría extraviarse y eso significaría una gran pérdida para el negocio.

2.1 DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS

 Administración

Este departamento se ocupa de llevar a cabo las actividades que tengan que ver con los recursos financieros de “El Medio Drinks Store”, con una auditoria de las ventas realizadas y un control de los ingresos y egresos del negocio. También se encarga de hacer los pagos a los proveedores.

 Almacén o depósito

Es el lugar donde se reciben, almacenan, clasifican y los artículos del negocio. También controla la entrada de productos faltantes para la venta, así como la salida para la distribución de la misma. En él se encuentran los productos existentes para la venta.

 Ventas

Se encarga de facturar y suplir a los clientes los diferentes artículos existentes, para luego generar reportes sobre las ventas realizadas en todo el día, que servirán de base en la toma de las decisiones de la administración.

2.2 DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

 Factura

Es donde se estipulan los datos del negocio y se anotan el número de factura, el nombre del cliente, dirección del cliente, teléfono del cliente, condiciones de pago del cliente, así como la cantidad de los artículos, el nombre del artículo, el precio unitario, total a pagar, el nombre del empleado que le atendió.

También la factura se utiliza como cotización de artículos para el cliente.

 Hoja de conduce:

Es una hoja o factura que el proveedor le suministra al administrador, donde se deben anotar los artículos que la empresa adquiere para verificación de entrada.

 Recibos de pago de factura a crédito

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