Sistema de Gestión de Documentación Administrativa para controlar oficialia

Anexo B. Glosario de términos administrativos

Archivo administrativo. “También conocido como archivo de trámite, se forma con aquellos expedientes de asuntos en revisión o en atención que no han sido resueltos. La función del archivo administrativo consiste en la recepción, clasificación, distribución y control de todos los documentos que se generen o reciban en la dependencia.” (Olmedo, 1998, pág. 13)

Archivo de concentración. “Conjunto de expedientes cuya consulta no es frecuente; se conserva mientras vence su período de vida activa. También se le conoce como archivo intermedio. El archivo de concentración ayuda a descongestionar grandes volúmenes de documentos en los archivos de las diversas dependencias municipales y a disponer de la documentación que, una vez terminado su trámite, requiere ser conservada por un tiempo determinado para posteriores consultas.” (Olmedo, 1998, pág. 13)

Archivo histórico. “Lugar donde son transferidos los documentos cuya vida activa ha concluido y que por el valor de la información que contienen deben ser conservados. El valor del archivo histórico contribuye a acumular la memoria del municipio y a reforzar la identidad nacional, pues en él se concentran y preservan los documentos que aportan evidencias tanto de la institución municipal como de la población misma.” (Olmedo, 1998, pág. 13)

Automatización. “Uso de máquinas para efectuar las actividades.” (Rodríguez Valencia, Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos, 2002, pág. 33)

Burocracia. “Cuerpo profesional de funcionarios y empleados organizados en una pirámide jerárquica, que opera bajo normas, reglas y procedimientos impersonales y uniformes y trabaja para el Estado.” (Olmedo, 1998, pág. 42)

Depurar. “Limpiar, purificar. Eliminar  de  un  cuerpo,  organización,  partido político, etc., a los miembros considerados disidentes.” (Real Academia Española, 2001)

Dividir. “Partir, separar en partes. Distribuir, repartir entre varios.” (Real Academia Española, 2001)

Gestionar. “Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.” (Real Academia Española, 2001)

Informe o Reporte. “Es un medio para remitir información a otras personas. Esta información por lo común expresa los hechos en forma cuantitativa y su principal propósito es constituirse en elementos de juicio para medir la eficiencia y tomar decisiones.” (Rodríguez Valencia, Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos, 2002, págs. 107-109)

Ley. “Norma jurídica de carácter obligatorio, general y abstracta emitida por el poder legítimo para regular conductas o establecer órganos necesarios para cumplir con determinados fines, su inobservancia generalmente conlleva a una sanción por la fuerza pública.” (Centro de Estudios de las Finanzas Públicas, 2006, pág. 31)

Manual. “Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo”. (Quiroga Leos, 1998, pág. 161)

Método. “El proceso de reflexión abstracta que permite enfocar el problema de la organización.” (Quiroga Leos, 1998, pág. 11)

Norma. “Ordenamiento imperativo de acción que persigue un fin determinado con la característica de ser rígido en su aplicación.” (Centro de Estudios de las Finanzas Públicas, 2006, pág. 35)

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