Sistemas Archivísticos Institucionales (SAI)

Sistemas Archivísticos Institucionales (SAI)

El SAI, como bien lo indica su nombre es el modelo de unificación e integración de todos los archivos de una institución, pública o privada, cuya finalidad es la organización de la información archivística para ponerla al servicio de los clientes internos y externos.

El SAI está constituido por los diferentes archivos que existen en una organización (archivo de gestión, archivo central administrativo, archivo intermedio y archivo histórico), y es el encargado de verificar y controlar las funciones que realizan. El Archivo Central es la unidad coordinadora.

Ventajas De Un SAI

 Gestión eficiente

 Tratamiento archivístico

 Sistema integrado de información

 Servicios

 Capacitación

 Rentabilidad

 Imagen

 Difusión

 Toma de decisiones

 Transparencia administrativa

 Rendición de cuentas

 Controles

 Acceso a la información

 Clientes satisfechos

 Respuestas expeditas

 Cumplimiento legal

 Calidad

 Satisfacción de necesidades de información, etc.

Diseño, aspectos metodológicos conceptuales para diseñar servicios de información, planificación, organización, dirección y control.

La concepción sistémica del universo consolidada en el siglo XX propició que términos como sistema, organización, totalidad e interacción fueran aplicados en el mundo de la Archivística. Resultado de ello fue la aparición del Sistema Archivístico Institucional (SAI), de relevante utilidad para la gestión documental y la organización de los diferentes archivos existentes en las instituciones.

La definición del actual Sistema Archivístico Institucional está dada por la aplicación de varios preceptos teóricos, pero es sin dudas, la teoría del Ciclo de Vida de los documentos la que le confiere su carácter dinámico y lineal. Dicho ciclo va a estar en correspondencia con las edades o estadios por los que transita el documento desde su nacimiento hasta que es eliminado o conservado por su valor histórico, informativo y cultural.

Según Joaquín Llansó: “La teoría del ciclo vital del documento incorpora la idea de la globalidad al método archivístico en la medida en que se concibe el fondo documental de una institución –el fondo documental- como un todo indivisible que fluye permanentemente desde las oficinas productoras hasta el archivo histórico […], es decir, fluye a través del sistema archivístico institucional pasando por las etapas activa, semi-activa e inactiva o, si se prefiere, corriente, intermedia e histórica”. El diseño del sistema de clasificación archivística puede integrarse, además del cuadro, otros instrumentos que sirvan de apoyo para su construcción. Adicionalmente,

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