Sistemas De Informacion Gerencial

Instituto Profesional La Araucana

Apuntes de Ingeniería de Sistemas: II parte

Sistemas de información gerencial y de apoyo a las decisiones

Información, decisiones y gerencia

En la siguiente figura se hace énfasis en que el tipo de información que requieren las personas que toman decisiones está directamente relacionado con el nivel de toma de decisiones gerenciales y con la cantidad de estructura en las situaciones de decisión que ellas enfrentan.

Debemos comprender que el marco o la pirámide gerencial clásica que se muestra en la figura se aplica incluso en organizaciones que se han reducido de tamaño en la actualidad y en estructuras organizacionales no jerárquicas u horizontales. Los niveles de la toma de decisiones gerencial aún existen, pero su tamaño, forma y participantes siguen cambiando a medida que evolucionan las estructuras organizacionales fluidas de hoy. Así, los niveles de toma de decisiones gerenciales que deben respaldarse mediante una tecnología de información en una organización exitosa, son:

 Gerencia estratégica. Por lo general, la junta de directores y un comité de ejecutivos del CEO y ejecutivos superiores desarrollan metas organizacionales generales, estrategias, políticas y objetivos como parte de un proceso de planeación estratégico. También supervisan el desempeño estratégico de la organización y su dirección general en el entorno empresarial político, económico y competitivo.

• Gerencia táctica. Los equipos cada vez más independientes así como los gerentes de la unidad de negocios desarrollan planes a corto y mediano plazo, programas y presupuestos, y especifican las políticas, los procedimientos y los objetivos empresariales para sus subunidades de la organización. También asignan recursos y supervisan el desempeño de sus subunidades organizacionales, incluidos departamentos, divisiones, equipos de procesos, equipos de proyectos y otros grupos de trabajo.

• Gerencia operacional. Los miembros de equipos independientes o los gerentes operacionales desarrollan planes a corto plazo, como programas de producción semanal. Dirigen el uso de recursos y el desempeño de tareas, de acuerdo con procedimientos y dentro de los presupuestos y cronogramas que ellos establecen para los equipos y otros grupos de trabajo de la organización.

Las decisiones se toman a nivel gerencial operacional tienden a ser más estructuradas, aquellas a nivel táctico, más semiestructuradas, y aquellas que se toman a nivel gerencial estratégico, no estructuradas. Las decisiones estructuradas comprenden situaciones donde los procedimientos a seguir, cuando se requiere una decisión, pueden especificarse con anterioridad. Las decisiones sobre reorganización del inventario que enfrentan la mayoría de las empresas son un ejemplo típico. Las decisiones no estructuradas involucran situaciones de decisión donde no es posible especificar de antemano la mayoría de los procedimientos de

Ingeniería de Sistemas y Modelo de Datos – Sergio Merino M.

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decisiones a seguir. A lo sumo, muchas situaciones de decisión son semiestructuradas. Es decir, algunos procedimientos de decisión pueden especificarse con anterioridad, pero no lo suficiente para llevar a una decisión definitiva recomendada. Por ejemplo, las decisiones involucradas para el inicio de una nueva línea de productos o para realización de cambios importantes a las prestaciones de los empleados probablemente variarían de no estructuradas a semiestructuradas.

Por tanto, los sistemas de información deben diseñarse para generar una variedad de productos de información, con el fin de satisfacer las necesidades cambiantes de las personas que toman decisiones a través de una organización. Por ejemplo, las personas encargadas de tomar decisiones a nivel gerencial estratégico requieren informes, pronósticos e información externa más resumida, ad hoc y no programada para respaldar sus responsabilidades de elaboración de políticas y de planeación no estructuradas. Por otra parte, es posible que las personas que toman decisiones a nivel gerencial operacional requieran informes internos especificados con más anterioridad donde se haga énfasis en comparaciones detalladas de datos históricos y actuales que sustenten sus responsabilidades más estructuradas en las operaciones diarias.

Suministrar información y apoyo para todos los niveles de toma de decisiones gerenciales no es, por tanto, una tarea fácil. Conceptualmente se requieren varios tipos importantes de sistemas de información: 1) sistemas de información gerencial, 2) sistemas de apoyo a las decisiones y 3) sistemas de información ejecutiva. El desarrollo de tales sistemas de respaldo gerencial ha sido uno de los aspectos fundamentales del uso empresarial de la tecnología de información.

Sistemas de información gerencial

Los sistemas de información gerencial constituían el tipo original de sistemas de apoyo gerencial, y todavía son una categoría importante del sistema de información. Un MIS (management information system, sistema de información gerencial) genera productos de información que respaldan muchas de las necesidades diarias de toma de decisiones de la gerencia. Los informes, las presentaciones y las respuestas generadas mediante tales sistemas proporcionan información que los gerentes han especificado con anterioridad como algo que satisface adecuadamente sus necesidades de información. Estos productos de información predefinidos satisfacen las necesidades de información de las personas que toman decisiones a niveles operacionales y tácticos de la organización, quienes se enfrentan a tipos más estructurados de situaciones de decisión. Por ejemplo, los gerentes de ventas dependen bastante de los informes de análisis de ventas para evaluar diferencias en desempeño entre vendedores que venden los mismos tipos de productos a los mismos tipos de clientes. Ellos tienen una idea bastante clara de los tipos de información sobre resultados de ventas que necesitan para manejar con efectividad el desempeño de las ventas.

Los gerentes y otras personas que toan decisiones utilizan un MIS para solicitar información en sus estaciones de trabajo en red, que respalda sus actividades de toma de decisiones. Esta información adopta la forma de informes periódicos, de excepción y a solicitud y respuestas inmediatas a consultas. Los exploradores

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