TIPOS DE DATOS DE EXCEL

Unidades de medida y reglas de Excel

A diferencia de Microsoft Word, Excel no proporciona ninguna regla horizontal ni vertical y no hay ninguna manera rápida de medir el ancho o el alto de una hoja de cálculo en centímetros. Excel utiliza caracteres, puntos y píxeles como unidades de medida.

• El ancho de las celdas se indica en caracteres y píxeles en lugar de en centímetros. Cuando se arrastra el límite de un encabezado de columna para ajustar el ancho de una columna de la hoja de cálculo, un mensaje de información en pantalla muestra el ancho en caracteres y presenta el valor en píxeles entre paréntesis.

• El alto de las celdas se indica en puntos y píxeles en lugar de en centímetros. Cuando se arrastra el límite de un encabezado de fila de la hoja de cálculo, un mensaje de información en pantalla muestra el alto en puntos y presenta el valor en píxeles entre paréntesis.

En la tabla siguiente se muestra una conversión aproximada de puntos y píxeles a centímetros.

PUNTOS PÍXELES CENTÍMETROS

18 24 0,63

36 48 1,27

72 96 2,54

108 144 3,81

144 192 5,08

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel 2010

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2010.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botónInicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

- Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo Trabajar con dos programas a la vez, para que puedas seguir el curso mientras practicas.

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Tipos de datos de Excel

Sigamos con la serie de artículos sobre los fundamentos de Excel. Ya vimos algunos artículos para uno de los principales usos de Excel: realizar cálculos. Ahora revisemos otra aplicación esencial de Excel, que es almacenar, organizar y manipular datos. En el artículo no cubriremos todos estos aspectos, solamente lo fundamental: ¿Qué son los Datos en Excel?

En principio pareciera un tema sencillo, pero no lo es tanto, he visto usuarios que llevan años utilizando Excel, pero que por desconocer estos principios, piensan que Excel se "comporta" raro o "hace" cosas raras.

En una celda de Excel puede haber 4 tipos de datos

• Texto

• Número

• Valor Lógico

• Fórmula

Si las celdas donde se introducen datos no tienen aplicado ningún formato de alineación, Excel aplica la siguiente alineación predeterminada:

• Texto: Izquierda

• Número: Derecha

• Valor Lógico: Centro

• Fórmula: Depende del tipo de dato del resultado.

Nota: Las fechas y horas son datos numéricos y dedicaremos un artículo posteriormente al tema.

Es buena práctica que en listas de datos, no se apliquen formatos de alineación; aún cuando no los tienen, podemos a simple vista saber el tipo de dato del que se trata

Al introducir algún dato en la hoja de cálculo, Excel trata de interpretar qué tipo de dato es. Algunas veces no considera lo que deseamos.

Al introducir en una celda

001

Excel lo interpreta como un dato numérico y lo alinea a la derecha y muestra:

1

Al introducir en una celda

1/65

Excel lo interpreta como una fecha (dato numérico) y lo alinea a la derecha y muestra:

Ene-65

Excel también cambió el formato, así que si borramos el contenido (Ene-65) de la celda e introducimos 5

Excel muestra:

Ene-00

Es necesario borrar el formato con Edición > Borrar > Formatos (Edit > Clear >Formats)para que la celda muestre

5

Al introducir en una celda

falso (minúsculas)

Excel lo interpreta como un dato lógico y lo alinea al centro y muestra:

FALSO (mayúsculas)

Al introducir en una celda

- Texto

Excel lo interpreta como una fórmula y muestra

#¿NOMBRE?

Este error se debe a que cualquier texto en una celda cuyo primer carácter contenga los signos -, +, =, Excel lo interpreta como fórmula, y al no reconocer la palabra "Texto", se presenta el error.

Una manera de evitar que Excel interprete el texto como otro tipo de dato, es utilizar como primer carácter el apóstrofe (')

Al introducir en una celda

'001

Excel lo interpreta como texto y muestra

001

En la celda no se muestra el apostrofe (').

No es práctico introducir el apóstrofe en cada una de las celdas de texto cuando se introduce mucha información en

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