Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial (Business Intelligence)

Tecnología de Business Intelligence

Características

Minería de datos

Definición

Es el conjunto de técnicas y tecnologías que permiten explorar grandes bases de datos, de manera automática o semiautomática, con el objetivo de encontrar patrones repetitivos, tendencias o reglas que expliquen el comportamiento de los datos en un determinado contexto. (sinnexus, 2007 )

Predicción automatizada de tendencias y comportamientos:

• Data Mining automatiza el proceso de encontrar información predecible en grandes bases de datos.

• Permite detectar fácilmente patrones en los datos.

• Preguntas que tradicionalmente requerían un intenso análisis manual, ahora pueden ser contestadas directa y rápidamente desde los datos.

Descubrimiento automatizado de modelos previamente desconocidos:

• Las herramientas de Data Mining barren las bases de datos e identifican modelos previamente escondidos en un sólo paso.

• Detectar transacciones fraudulentas e identificar datos anormales que pueden representar errores de tipeado en la carga de datos.

Las bases de datos pueden ser grandes tanto en profundidad como en ancho:

• Más columnas: Un Data Mining de alto rendimiento permite a los usuarios explorar toda la base de datos, sin preseleccionar un subconjunto de variables.

• Más filas. Muestras mayores producen menos errores de estimación y desvíos, y permite a los usuarios hacer inferencias acerca de pequeños pero importantes segmentos de población.

• Hurgar y sacudir a menudo implica el descubrimiento de resultados valiosos e inesperados.

• Las herramientas de la minería de datos se combinan fácilmente y pueden analizarse y procesarse rápidamente.

• La minería de datos produce cinco tipos de información: Asociaciones, Secuencias.  Clasificaciones. Agrupamientos.  Pronósticos.

(SISTEMEDUCA, s.f.)

Data Warehouse

Definición

Un data warehouse es un repositorio unificado para todos los datos que recogen los diversos sistemas de una empresa. El repositorio puede ser físico o lógico y hace hincapié en la captura de datos de diversas fuentes sobre todo para fines analíticos y de acceso.

(Powerdata, s.f.)

• Integrado: los datos almacenados en el Data Warehouse deben integrarse en una estructura consistente, por lo que las inconsistencias existentes entre los diversos sistemas operacionales deben ser eliminadas. La información suele estructurarse también en distintos niveles de detalle para adecuarse a las distintas necesidades de los usuarios.

• Temático: sólo los datos necesarios para el proceso de generación del conocimiento del negocio se integran desde el entorno operacional. Los datos se organizan por temas para facilitar su acceso y entendimiento por parte de los usuarios finales. De esta forma, las peticiones de información sobre clientes serán más fáciles de responder dado que toda la información reside en el mismo lugar.

• Histórico: el tiempo es parte implícita de la información contenida en un Data Warehouse. En los sistemas operacionales, los datos siempre reflejan el estado de la actividad del negocio en el momento presente. Por el contrario, la información almacenada en el Data Warehouse sirve, entre otras cosas, para realizar análisis de tendencias. Por lo tanto, el Data Warehouse se carga con los distintos valores que toma una variable en el tiempo para permitir comparaciones.

• No volátil: el almacén de información de un Data Warehouse existe para ser leído, y no modificado.

(sinnexus, 2007)

Dashboard

Definición

Es una representación gráfica de los principales indicadores (KPI) que intervienen en la consecución de los objetivos de negocio, y que está orientada a la toma de decisiones para optimizar la estrategia de la empresa. (tristanelosegui, 2014)

(El término KPI, siglas en inglés, de Key Performance Indicator, cuyo significado en castellano vendría a ser Indicador Clave de Desempeño o Medidor de Desempeño) (logicalis, 2017)

• No consiste en añadir datos por añadir, sino de mostrar de la forma más adecuada, aquellos que nos permitan tomar decisiones.

• Es una foto ‘fija’ de las KPIs que más influyen en la consecución de nuestros objetivos.

• Segmentación y contexto: debe presentar estas KPIs de forma que estas sean relevantes (accionables) para el negocio.

• Visualización: la persona que toma las decisiones debe ser capaz de interpretar fácilmente la información que está viendo. Por lo que el dashboard debe ser breve, hablar el mismo lenguaje del decisor y su representación gráfica la adecuada para los datos que representa y lo suficientemente visual, para que resulte atractivo su estudio.

• Los dashboards se suelen representar en el equivalente a un A4, pero existen herramientas de visualización de datos, que permiten profundizar en ellos desde el propio dashboard.

• Análisis: además de las KPIs el dashboard debe acompañarse de un análisis sobre: lo ocurrido, las recomendaciones dadas y su potencial impacto sobre el negocio.

• El análisis debe recomendar acciones, no describirlas.

(tristanelosegui, 2014)

Reporting

Definición

Proceso automatizado que permite realizar cuadros de mando e informes que organizan y detallan la información solicitada en columnas o gráficos y sirven para la toma de decisiones. (foromarketing, 2019)

• Precisión: las hojas Excel son una fuente inagotable de errores. Fallos, en muchos casos, humanos, que van generando confusión y causan una visión distorsionada del panorama financiero. Para evitar el riesgo que actuar desde esa posición supondría, es necesario apostar por la automatización. Implementar un buen software permite llevar a cabo una prevención activa y duradera, que maximiza la eficacia de un instrumento tan importante como es el informe.

• Integración: no existe reporting financiero que no hable de presupuestos. Sin embargo, en cada empresa existen tantos como áreas o departamentos. Es necesario conocerlos todos y, para poder ganar una visión única y global de lo que sucede en el ámbito financiero dentro de la organización.

• Visualización: la agilidad es una cualidad que no debe faltar en la toma de decisiones de negocio hoy día. Para poder actuar con rapidez es necesario decidir con soltura y eso no puede ocurrir si se requiere más de media hora para leer de principio a fin un informe, tras el que es preciso un tiempo igual o superior para terminar de asimilar los contenidos tras su lectura. Introducir gráficas, comparativas, diagramas y esquemas resulta de gran ayuda a la hora de empaparse de las ideas vertidas en el reporting financiero y, al mismo tiempo, contribuye a facilitar la comprensión de los conceptos clave, disipando las dudas y mejorando la asimilación de la información expuesta.

• Autoservicio: en el proceso de creación del reporting financiero el autoservicio de datos es un elemento imprescindible. Poder navegar en la información y bucear hasta el último detalle, ampliar cuando se requiere hasta una visión general o comprobar las principales relaciones que pueden hallarse en un mar de información son aspectos que mejoran la calidad de los informes a la vez que impulsan la productividad y eficacia de los usuarios que interactúan con ellos.

(OBS Business School, 2019)

Cuadro de mando

Definición

El Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balanced Scored (BSC) es una herramienta de gestión empresarial imprescindible para un departamento de Compras, ya que permite medir la evolución y los resultados, desde una perspectiva estratégica y global.  (Fullstep, 2017)

• Se trata de un conjunto de indicadores que aportan información inteligente al comprador de forma simplificada. Los indicadores que conforman el Cuadro de Mando permiten evaluar la gestión de compras, detectar amenazas y oportunidades, descubrir posibles incidencias y actuar en consecuencia.

• Un Cuadro de Mando está configurado por KPIs acompañados de una representación gráfica, de esta forma se puede acceder a la información de manera muy visual y ágilmente. Este tipo de herramienta permite optimizar los procesos de toma de decisiones tanto estratégicas como tácticas.

• Indicadores económicos: por categorías y procesos de compras. Perímetro gestionado, ahorros conseguidos, palancas de actuación, análisis del gasto, desviación respecto a lo previsto en el Plan de Compras…

• Indicadores panel de proveedores: situación, calificación, carencias, oportunidades de mejora…

• Indicadores operativos: número de solicitudes, negociaciones, contratos, pedidos, facturas, tiempo de procesos, negociaciones por comprador, desviación respecto plan…

Otras características:

• Ofrece a la compañía una visión global de la situación de la empresa
• Planificación de estrategias a corto y medio plazo
• Genera información inteligente para la toma de decisiones
• Minimiza riesgos
• Mejora la comunicación
• Alinea los objetivos de cada sector o departamento

(Fullstep, 2017)