Tipos de Digitalización: Sistemática

aracter Recognition) RECONOCIMIENTO ÓPTICO DE CARACTERES: Proceso por el cual, el software realiza un reconocimiento óptico sobre gráficos en pantalla, para convertirlos en texto.

Tipos de Digitalización: Sistemática. Este tipo de Digitalización genera una copia del uso interno del documento que se recibe y esta se pude convertir en una copia autentica y sustituir el original mediante un sello o firma del responsable. Este tipo de Digitalización se usa en las organizaciones que tiene el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos.

Retrospectiva Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar la difusión en línea de los documentos de un fondo de archivo, sin tener que eliminar los documentos Originales.

Aplicaciones Archivos: Velocidad y facilidad de consulta preservación y conservación documental. Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.

Centros Documentación: Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación

Biblioteca: Distribución en red.

Preservación documental Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez

Aspectos generales Múltiples copias y múltiples archivos. Depuración de documentos. Localización. Manipulación. Búsqueda de documentos físicos. Retraso en firmas y autorizaciones. Extravío de documentos. Exceso de fotocopias. Archivos duplicados. Falta de seguridad y confiabilidad. Humedad, polvo, polillas, mal manejo. Confusión y pérdida de documentos.

USOS: Los beneficios que ofrece la tecnología, se convierten en una necesidad en la era de la información y del conocimiento, en todas las entidades, con el fin de brindar eficientes y eficaces servicios y de esta manera se verá reflejado en: CONSULTA DOCUMENTAL: Eficiencia en la consulta de documentos y expedientes. Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios. Incremento en la productividad del personal. Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel. A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

CAMBIO CULTURAL: Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio. Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS. Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

SEGURIDAD: Acceso mediante clave personal con contraseña secreta. Seguridad a nivel documento, con esto los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados.

LOS PROCESOS: Preparación de Documentos, Proceso de Escaneo, Indización de Documentos, Grabación de imágenes.

PREPARACION DE DOCUMENTOS: En esta fase se realiza las siguientes operaciones: Se considera la situación legal del documento. Se elimina los de sobres. Se extraen los documentos de carpetas o fundas. Se expurgan la documentación anexa Se eliminan las grapas u otros elementos extraños. Se clasifican por tipología documental Se crean de lotes de trabajo. 4.

EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

15. OBTENCIÓN DE IMÁGENES: Una vez realizado los pasos anteriores se procederá a la digitalización de los documentos, mediante escáneres, que según las necesidades del trabajo serán de: Alta producción. A0, planos. Verticales para documentos encuadernados en libros. Doble cara, color.

Dispositivos para un proceso de digitalización Para un proceso de digitalización se requiere los siguientes componentes: Computadores conectados en red. Dispositivos de adquisición de imágenes (escáner). Software para tratamiento, formateo y compresión de imágenes. Dispositivos de almacenamiento. Dispositivos de visualización e impresión.

ASPECTOS TECNICOS: Resolución, Profundidad del color, Formato e Interfaz El proceso técnico de digitalización respetará, en cuanto a requisitos técnicos de captura, conversión de los ficheros maestros y configuración de los ficheros de consulta.

La calidad final del escaneado dependerá fundamentalmente de la calidad del CCD; los demás elementos podrán hacer un trabajo mejor o peor, pero si la imagen no es captada

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