Un sistema de información

SISTEMAS DE INFORMACION (SI)

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

• Personas

• Datos

• Actividades o técnicas de trabajo

• Recursos materiales en general.

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS)

Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés) es un tipo de sistema de información que recolecta, almacena, modifica y recupera toda la información generada por las transacciones producidas en una organización. Una transacción es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información. Para que un sistema informático pueda ser considerado como un TPS, este debe superar el test ACID.

Desde un punto de vista técnico, un TPS monitoriza los programas transaccionales (un tipo especial de programas). La base de un programa transaccional está en que gestiona los datos de forma que estos deben ser siempre consistentes, si durante el transcurso de una transacción ocurriese algún error, el TPS debe poder deshacer las operaciones realizadas hasta ese instante. Si bien este tipo de integridad es que debe presentar cualquier operación de procesamiento de transacciones por lotes, es particularmente importante para el procesamiento de transacciones on-line.

Sus principales características son:

• A través de estos suele lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

• Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

• Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

• Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Ejemplo:

Cuando se realiza un pago con una tarjeta electrónica, la cantidad de dinero de la cuenta sobre la que realiza el cargo debe disminuir en la misma cantidad que la cuenta que recibe el pago, de no ser así, ninguna de las dos cuentas se modificará. Figura Nº 01.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL O ADMINISTRATIVA (MIS)

Es un tipo de sistema de información que arroja reportes estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestión del personal de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de información gerencial realmente hace uso de la base de datos.

Puede requerir de administración de la base de datos que integre las bases de datos de los diferentes departamentos. El personal de nivel medio requiere en general de información resumida originada en distintas unidades funcionales. Es capaz de producir reportes predeterminados, con un formato previo ya determinado que presenta siempre el mismo tipo de contenido. Existen tres categorías comunes de reportes en toda organización. Los reportes periódicos, que se producen a intervalos de tiempo regulares:

Ejemplos:

• Los reportes de ventas mensuales.

• Los reportes de excepción, que indican acontecimientos inusuales

• un reporte que muestre que la venta de cierto artículo se encuentre muy por encima de los pronósticos. Figura Nº 02

SISTEMA DE APOYO EJECUTIVO O SOPORTE DE DECISIONES (DSS)

Se diferencia de los anteriores, en que es una herramienta flexible de análisis que produce reportes sin formato fijo. Estos sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que deben enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola vez. Una decisión se considera no estructurada cuando no se cuenta con procedimientos claros, preestablecidos para adoptarla y no es posible identificar anticipadamente todos los factores a considerar en la decisión.

Un factor clave en el uso de estos sistemas es la flexibilidad de definir la información necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere información, el gerente requiera más información, dando un nuevo giro a sus requerimientos iniciales. Como se percibe, en estos casos, no es posible diseñar previamente ni el formato, ni el contenido de los reportes del sistema.

Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de presentar la información. El criterio de los directivos juega un papel importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. Los sistemas que dan soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplazan el criterio del directivo.

Ejemplo:

Los gerentes realizan la planificación de cuentas por cobrar en el nivel de control operativo, tomando decisiones estructuradas. En cambio, la planificación de investigación y desarrollo la llevan a cabo los gerentes de planificación estratégica, tomando decisiones no estructuradas. Figura. Nº 03.

SISTEMA EXPERTO (SE)

Los sistemas basados en conocimientos o sistemas expertos son programas de cómputo que reproducen conocimientos humanos para la realización de labores especializadas. Tienen información específica de un dominio

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