Un software de gestión

Un software de gestión tiene la virtud de representar más ventajas que desventajas para una organización, dado que un software es creado precisamente para la administración de la información, que de manera manual sería muy difícil de administrar y manejar.

Un software representa una alternativa de solución de administración de los datos de la organización, y sus ventajas y desventajas dependen de las características, objetivos y tipo de datos que la organización administre.

• Con una implementación adecuada del software y su posterior manejo, el usuario podrá acceder a las operaciones y datos de la organización, con rapidez y con eficiencia en los tiempos de uso.
• La información es fiable y accesible, estandarizando los procesos y las gestiones de la organización.
• El mejoramiento de los procesos de la organización genera una proyección en la reducción de los costos para la empresa.
• Se reducen los tiempos de espera y respuesta de los requerimientos, favorable tanto para la empresa como a los clientes.
• La eficiencia de la organización puede generar que la empresa sea más competitiva, un plus para la organización y sus stakeholders.

En cuanto a las desventajas de un software, es posible determinar ciertos efectos no deseados del mismo, ya sea por la mala elección del software a implementar, una mala capacitación de los usuarios y los efectos secundarios de los cambios generados por la implementación de un software en la empresa.

• Un factor importante es involucrar al recurso humano en el proceso de cambio que involucra un nuevo software, que puede requerir esfuerzos extra de parte de cada usuario o cada participante de la organización. Sin esta concientización del proceso, la culminación de la implementación del software puede ser más lenta, más costosa y menos exitosa.
• Es factible cometer errores en los inicios del uso del software en la organización. Estos costos deben estar presupuestados y considerados, sin perder de vista que deben minimizarse para un resultado óptimo.
• La evidencia de los beneficios del software se podrá observar en un mediano o largo plazo, que la empresa debe proyectar y medir constantemente.
• Se deben considerar una implementación integral del software en cada área o departamento y en cada usuario del mismo, considerando que una mala estrategia puede llevar al fracaso del proyecto, con los costos asociados.

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