Unidades de Tecnologia

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

UNIDAD 1: UNIDADES DE INFORMATICA

TEMA 1.1 LA MISION DE LAS UNIDADES INFORMATICAS

• ¿Qué es la unidad informática?

Es el departamento encargado de formular, planificar y ejecutar de manera coordinada las políticas y estrategias en el área de informática.

• Misión de la unidad informática:

Proveer los servicios y la infraestructura tecnológica a la dependencia a la cual pertenece con el fin de asistir a dicha institución en sus procesos de investigación, capacitación o administración de personal y recursos financieros.

• Visión de la unidad Informática:

Ser un área de apoyo que brinde soporte tecnológico especializado a todos los departamentos de la institución en cuanto a servicios de red, sistemas y soporte a usuarios incorporando nuevas tecnologías a los procesos.

TEMA 1.2 INFRAESTRUCTURA CLÁSICA  DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

La unidad informática debe estar activa durante todo el ciclo de la organización y no solo cuando su apoyo sea urgente para resolver algún problema. En muchas empresas el área de informática se encuentra centralizada y vista como un simple apoyo (aunque ahora se acepte como un apoyo fundamental) y no diseminada en toda la organización de manera descentralizada.

Estructura clásica Centralizada de la función informática

[pic 1]

Estructura Descentralizada de la función informática bajo el concepto de la administración informática[pic 2]

Descentralizar el área informática representara ubicarla en un contexto mucho más amplio dentro de la empresa donde influirá de manera significativa en los lugares estratégicos de la organización.

No será vista como un área aislada fuera del control de la organización, sino como un mecanismo indispensable  y administrado que da servicio y que ahora se requiere en todas las partes de la organización.

TEMA 1.3 RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES DE INFORMÁTICA

Dentro de la Organización la unidad informática debe cumplir con las siguientes responsabilidades:

• Definir los sistemas de información y procesos, que permitan se integre el intercambio entre las  dependencias internas y externas y otras instituciones.
• Desarrollar e implementar sistemas que cumplan con los requerimientos de información de los departamentos incluyendo sistemas gerenciales que permitan la toma de decisiones  con base en información estadística.
• Mantener y promover la actualización de la plataforma informática.
• Controlar todo lo relacionado con el buen funcionamiento de los servicios prestados en las salas que componen la Unidad de Informática.
• Documentar los procesos y sistemas de información empleados en la organización.
• Atender los requerimientos emergentes de automatización de las dependencias utilizando tecnología actual.
• Planificar, coordinar y evaluar las funciones de las divisiones del departamento de informática para el logro de objetivos trazados por la Institución.
• Aplicar  las normas, políticas y estrategias que aseguren una gestión de calidad en todos los procesos mediante procesos que involucren tecnologías de punta.
• Formular planes de capacitación  y actualización para el personal técnico y profesional del departamento, a fin de garantizar las capacidades y competencias necesarias para asumir los retos, las responsabilidades y los compromisos actuales y futuros.
• Formular el plan de trabajo de mejoramiento de la Tecnología de Información, así como autorizar y dirigir la asignación y distribución del equipamiento de hardware y software, a todas las unidades de la institución.
• Apoyar el procesamiento electrónico de la información.
• Asesorar a las dependencias tanto en la adquisición de equipos de computo con en el soporte técnico.
• Analizar, desarrollar y proponer sistemas que permitan un mayor aprovechamiento del equipo informático.
• Proponer la simplificación de sistemas y procedimientos en materia informática.

TEMA 1.4 LA UNIDAD INFORMÁTICA Y LA ORGANIZACIÓN

La administración es el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que el personal pueda trabajar de tal forma que pueda alcanzar las metas seleccionadas.

Las funciones de la administración informática dentro de la organización son:

• Planear [pic 3][pic 4]

• Organizar

• Integrar [pic 5]

• Dirigir

• Controlar

En un negocio se administra para obtener mayor ganancia económica, mientras que en una Unidad Informática se administra para obtener información mediante procesos precisos y de alta calidad.

Por lo tanto si un negocio es mal administrado se pierden los activos y el dinero invertido en el  mismo, pero en una unidad informática mal administrada se pierde información que no puede ser recuperada bajo ningún tipo de inversión encontrada.

Si bien es cierto que cada unidad informática tiene un mundo propio y particular se ha tratado de estandarizar ciertos procedimientos y funciones que son aplicables dentro  la unidad informática en una organización.

• Racionalización del Trabajo: conforme la capacidad y conocimientos del personal involucrado en el departamento (análisis, programación, operaciones)
• Disciplina: Dentro de la unidad informática es esencial debido a lo sofisticado y caro del equipo así como la calidad del trabajo que se desarrolla.
• Unidad de Mando: En cualquier acción que se lleva a cabo en  la unidad informática no podemos tener una dualidad de mando debido a que esto podrá tener funestas consecuencias con la información y en el manejo del personal.
• Capacitación del Personal: Se tiene que buscar especialización y cursos nuevos para que el personal este al tanto de los avances informáticos y de esta manera se eleve el nivel del departamento.
• Satisfacción del Personal: Velar por el buen trato del personal para evitar la baja en el rendimiento y la perdida de gente con altas capacidades.
• Comunicación la Gerencia: Es necesaria dicha comunicación constante para analizar resultados sugerencias a problemas que se puedan representar.
• Comunicación Lógica: Estar en coordinación con el departamento de almacén para el abastecimiento de la unidad informática en lo referente al abastecimiento de consumibles como papel, cartuchos para impresión etc...
• Supervisión de Contratos: Estar al tanto de los contratos de mantenimiento del equipo y para que estos se cumplan en la forma estricta y correcta así como el pago de los mismos.
• Intervención en las Compras: Sugerir e intervenir en la licitación compra de nuevos equipos y suministros, verificando que estos sean más adecuados para el buen desenvolvimiento del Centro de Cómputo y la empresa.
• Interrelación con la Empresa: Involucrarse de lleno en las funciones operativas de la empresa para poder realizar con mayor facilidad la solución de problemas que se puedan presentarse.
• Comunicación los Usuarios: Estar en constante comunicación los usuarios para poder rescatar observaciones que llega a optimizar los sistemas implementados.
• Seguridad: Velar por la seguridad del equipo ya sea tanto dentro de la unidad informática como fuera de ella, restringiendo el uso del mismo al personal autorizado mediante asignación de contraseñas así como exigir a la empresa que se tengan ciertas medidas de seguridad en su infraestructura como extinguidores, cableado adecuado, chapas electrónicas, etc.
• Comunicación con el Personal: Estar en permanente comunicación con los integrantes de la unidad informática para intercambiar ideas, problemas y soluciones así como para realizar estándares en los términos informáticos.

TEMA 1.5 LOS RECURSOS HUMANOS EN LA UNIDAD INFORMÁTICA

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