UNIDAD 5 ADMINISTRACION DE PROCESOS, TECNOLOGIA Y PROYECTOS

UNIDAD 5. ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS, TECNOLOGÍA Y PROYECTOS

Conceptos básicos:

 Administración: la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

 Procesos: es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden bajo ciertas circunstancias con un fin determinado.

 Tecnología: es el conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente, que permiten diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente y satisfacer tanto las necesidades esenciales como los deseos de la humanidad.

 Proyecto: es el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo.

Ahora bien:

 Administración de procesos: Un proceso implica el uso de los recursos de una organización, para obtener algo de valor. Ningún producto puede fabricarse y ningún servicio puede suministrarse sin un proceso, y ningún proceso puede existir sin un producto o servicio.

 Administración de tecnología: Contempla el manejo efectivo del recurso tecnológico mediante actividades gerenciales y la toma de decisiones tecnológicas dentro de la estrategia competitiva empresarial.

 Administración de proyectos: es una estrategia muy usada por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo predeterminado. También puede utilizarse para objetivos individuales.

5.1 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.

Se llama proyecto a un conjunto de actividades relacionadas entre sí, que tienen puntos definidos de inicio y final, y cuyo resultado final es un producto o servicio específico.

Los factores de incertidumbre, como el advenimiento de nuevas tecnologías o el momento en que se presentarán ciertos acontecimientos, llegan a modificar el carácter de los proyectos.

Para alcanzar el éxito en la administración de proyectos se requiere la coordinación de tareas, personas, organizaciones y otros recursos, con la finalidad de alcanzar una meta. Tres elementos de importancia primordial son: el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el sistema de administración del proyecto.

 Gerente del proyecto. Tiene la responsabilidad de integrar los esfuerzos de personas pertenecientes a diversas áreas funcionales, con la finalidad de alcanzar las metas específicas del proyecto. El gerente del proyecto también tendrá que especificar cómo se va a realizar el trabajo y asegurarse de que se realicen las contrataciones apropiadas y que, en caso necesario,, se imparta la debida capacitación.

 Equipo del proyecto. Es un grupo de personas, que con frecuencia representan diferentes áreas funcionales u organizaciones, dirigidas por el gerente del proyecto.

 Sistema de administración del proyecto. Se compone de una estructura organizacional y un sistema de información. Hay distintas formas de organizar la estructura de un proyecto, la forma tradicional o funcional, la estructura del proyecto puro, en donde los miembros del equipo trabajan exclusivamente para el gerente de proyecto, y como compromiso medio de estos dos extremos es la estructura matriz, en la cual cada área funcional mantiene la autoridad sobre quién deberá trabajar en el proyecto y qué tecnología se empleará.

El sistema de administración del proyecto proporciona los medios para la planificación integradora y el control del proyecto, y también para formar un cúmulo de información relacionada con el desempeño, los costos expresados en unidad monetaria o el uso de recursos, los efectos de interrelación de los cambios realizados en el programa, así como los tiempos y costo proyectados para la terminación del proyecto.

La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de partidos interesados de un proyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de los partidos interesados invariablemente involucran balancear demandas que compiten entre sí, tales como:

• Alcance, tiempo, costo y calidad.

• Partidos interesados con diferentes necesidades y expectativas.

• Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).

En otras palabras la administración de proyectos es la aplicación del enfoque de sistemas para la administración de tareas tecnológicas complejas o de proyectos cuyos objetivos se establecen explícitamente en términos de tiempo, costos y parámetros de realización

Características:

1. Un proyecto tiene principio y fin definidos.

2. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero).

3. Los resultados del proyecto tienen metas específicas de calidad y desempeño.

4. Los proyectos siguen una planeación

5. Un proyecto incluye un equipo de personas.

Elementos de la administración de proyectos:

1. Gerente de proyecto

2. Equipo de proyecto

3. Sistema de administración del proyecto.

4. Métodos de planificación del proyecto

5. Diagramas varios para la administración y seguimiento.

Cinco fases de la administración de proyectos

1. Inicio

2. Planeación

3. Ejecución

4. Control

5. Conclusión

Fase 1: Inicio: Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fraguan principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.

 Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo

 Determinar lo que el proyecto debe lograr

 Definir la meta global del proyecto

 Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados

 Precisar el alcance(El alcance es el tamaño del proyecto y determina cuántos recursos y tiempo se requieren) general del proyecto

 Seleccionar los miembros iníciales del equipo

Fase 2: Planeación: Se trata de establecer

...