XEROX OFRECE SIETE CONSEJOS PARA HACER MEJOR EL TRABAJO EN SU OFICINA DURANTE EL 2004..

XEROX OFRECE SIETE CONSEJOS PARA HACER MEJOR EL TRABAJO  EN SU OFICINA DURANTE EL 2004

Introducción:

Siete consejos de cambio para introducir en su oficina que pueden convertirse en grandes ganancias en productividad tanto del personal como de la oficina en general. Siga paso a paso estas recomendaciones de Xerox.

Noticia:

Pequeños cambios en su oficina pueden transformarse en grandes ganancias en productividad de personal y de la oficina en general –así como también facilitar las labores y promover mejores resultados de negocios, de acuerdo a los expertos en ambiente laboral  de Xerox Corporation (NYSE: XRX).   A continuación, siete consejos que usted puede considerar para trabajar mejor en su oficina a tomar en cuenta durante el año que viene.

1. Asegure su información.  Revise su software de protección contra virus para asegurarse de que ha instalado la última versión. Converse con los expertos acerca de las soluciones de seguridad que le permitan restringir el acceso y proteger los datos confidenciales en sus impresoras, multifuncionales y copiadoras digitales. Considere almacenar los archivos críticos en un repositorio fuera de la oficina, permitiendo el acceso a múltiples localizaciones ante la eventualidad de cualquier desastre.

2. Sea colorido. Si no está usando color, es tiempo de comenzar.  En una reciente encuesta hecha por Xerox e International Communications Research, más del 90 por ciento de las empresas pequeñas coincidieron en que el uso del color en sus documentos de oficina y materiales de marketing les ha ayudado a atraer nuevos clientes, presentar una imagen de calidad impresionante y lograr una impresión memorable. Esa misma encuesta descubrió que el color más usado en los tipos de las empresas pequeñas es el azul.

3. Comience el año con un escritorio limpio. Despeje el desorden y recicle o deseche todo lo que no ha ocupado durante el último mes. Convierta los cerros de papel en archivos digitales. Siga los siguiente pasos: Use equipos multifuncionales –que imprimen, escanean, copian y envían fax– para escanear  recortes, presentaciones y memos, y así convertirlos en archivos electrónicos o enviarlos a través de e-mail.

4. Controle sus costos. El dinero invertido en manejo de documentos puede ser una fuga invisible de su rentabilidad. De hecho, la mayoría de las oficinas han adquirido un surtido de equipamiento que no es usado eficientemente, y aún se dependen de procesos pasados de moda, basados en operaciones manuales. ¿Le suena familiar? Pídale a un experto que evalúe la tecnología con la que cuenta y que le haga recomendaciones basadas en el uso que le dan sus empleados, el tiempo que los equipos pasan detenidos y la generación de documentos – asegure el retorno de la inversión en cualquier nueva compra que haga.

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