ACTIVIDAD N: 4 Identificar una empresa en donde se aplique correctamente el formato único de inventario documental

ACTIVIDAD N: 4

Identificar una empresa en donde se aplique correctamente el formato único de inventario documental, (Puede seleccionar la empresa en la cual labora)

La Universidad Metropolitana verificará la entrega física de la documentación contra el inventario documental en las instalaciones de la entidad remitente, con el objetivo de dar un visto bueno a la transferencia, en esta visita se hará un cotejo por muestreo aleatorio de las cajas de acuerdo con la metodología que para tal efecto defina la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, previo visto bueno de la Subdirección Técnica verificando tanto el contenido de las cajas como las condiciones de almacenamiento y transporte. De detectarse inconsistencias, se cancelará la respectiva transferencia documental y se notificará por medio de oficio a la oficina, quien deberá tomar las medidas correctivas necesarias.

Una vez la transferencia ha llegado a las instalaciones de la Dirección Archivo de la Universidad, la Secretaria de planeación y el funcionario designado por la Subdirección Técnica de la Dirección Archivo de la Universidad realizará un cotejo puntual según las características de la documentación, el acta de recepción de la transferencia será firmada por el Director del Archivo o la persona designada por la Dirección para tal efecto y contendrá el detalle de la documentación efectivamente transferida.

Como relacionan la documentación para un eficiente proceso de gestión

La Gestión basada en los Procesos dé la documentación de la universidad surgen como un enfoque que centra la atención sobre las actividades de la organización, para optimizarlas.

Se relaciona hacia una concepción horizontal, desplazándose el centro de interés desde las estructuras hacia los procesos, como metodología para mejorar el rendimiento, concentrándose en el diseño disciplinado y cuidadosa ejecución de todos los procesos de gestión documental,

a. ¿Cómo se gestiona el Inventario documental en la empresa que selecciono en la actividad de reflexión?

La finalidad del inventario es “testimoniar documental-mente en cada momento la existencia o ausencia de una unidad del fondo, facilitar por ellos su recuento reglamentario, garantizar y asegurar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar la busca de un documento con eficacia mediante la localización de una signatura topográfica reflejada en él. En muchas ocasiones la elaboración de un inventario en un archivo tiene como objetivo enviar a un lugar distinto la documentación que ya no tiene utilidad para efectos administrativos en las áreas tramitadoras, y se envían a bodegas, almacenes o en el mejor de los casos al archivo de concentración.

b. ¿En la empresa seleccionada, hacen uso de esta herramienta para la Organización documental?

Sustente su respuesta.

Si porque en el Acuerdo AGN 042 de 2002. Artículo Séptimo: Inventario documental. que establece que las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental y en el instructivo de este formato, se señala, Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser, Transferencias Primarias, Supresión de entidades Transferencias Secundarias, Dependencia Valoración de Fondos Acumulados, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación, Fusión por vinculación, traslado, desvinculación

c. ¿Cree usted que en la empresa, se está realizando una buena gestión documental en la calidad de la información y acceso eficiente?

Hoy en día, la Universidad Metropolitana tiene como objetivo trabajar con una gran responsabilidad, Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con el sistema de gestión documental eficiente que permita el fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con las instalaciones de recuperación eficientes.

Sustente su respuesta.

Porque con un el sistema de gestión documental, que se utiliza en la Universidad se puede personalizar también los documentos de salida

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