ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. Concepto ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

También podemos definir que la administración documental es un conjunto de técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los documentos que se procesan en cualquier organización.

2. LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

 Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

 Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.

 Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

 Recepción y Orientación.

 Registro y Distribución.

 Archivo.

 Conservar la memoria corporativa.

 De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

 Contribuir a la toma de decisiones.

 Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

 Incrementar la eficiencia organizacional

 La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

 Apoyar a las investigaciones y procesos legales.

 Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

...