ADMINISTRACION DOCUMENTAL

TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Podemos definir la gestión documental como el conjunto de tareas encaminadas a describir, clasificar, ordenar y gestionar los documentos de una empresa o compañía con el objetivo de recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible.

La administración documental en las empresas, es una herramienta optima para aprovechar la información.

También podemos decir que la administración documental es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de los documentos desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

El tratamiento documental comprende varias tareas: la clasificación, la descripción, la conservación y la recuperación.

La clasificación implica establecer los tipos de documentos que genera la empresa. Puede ser orgánica o funcional, según prime el organigrama o las funciones de la misma.

La descripción, por su parte, es el conjunto de datos que identifican un documento. Aquí deben determinarse los distintos campos, como la ubicación física, la fecha o el contenido. “Hay que utilizar los mismos términos para facilitar la búsqueda de documentos y no generar confusión”.

Respecto a la conservación, se tiende a los dos extremos: guardar toda la documentación o desprenderse de ella en cuanto se ha utilizado. “Hay que saber ser selectivos en la conservación de documentos”.

Por último, la recuperación es el resultado que evalúa las anteriores tareas. “La finalidad de la gestión documental es recuperar los documentos lo más rápido posible”. La capacidad de controlar la información y recuperar la documentación ofrece una excelente imagen de cara al cliente.

En el caso que nos ocupa, en la labor que desempeño temporalmente, el objetivo desde un comienzo fue la organización total del archivo jurídico.

Este archivo estaba clasificado por los nombres de los apoderados, asignándoles a cada uno un espacio donde se ubicaban todos los procesos jurídicos que tenían a cargo, identificándolos por: número de proceso y nombre del demandante.

Después de un análisis del manejo que se le estaba dando al archivo, se llego a la conclusión que era necesario modificarlo totalmente.

Se organizó todos los archivos rodantes o estantes como los llaman por acciones, es decir dentro de la rama jurídica tenemos que existen varias clases de demandas como: Demandas por nulidad y restablecimiento del derecho, por reparación directa, nulidad simple, contractual, laborales, populares, etc. Quedando establecidos todos los procesos por acciones, iniciando desde el número menor al mayor, es decir por ejemplo: año 1999-2000-2001-2002, de tal manera que cuando un apoderado ó abogado solicita su proceso debe llevar la siguiente información:

-Número del proceso

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