ADMINISTRACION DOCUMENTAL

NOMBRE: LYLLIAN ZABARAIN

FECHA: 25 DE AGOSTO DE 2012

ACTIVIDAD: SEMANA 1 GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

TEMA: ADMINISTRACION DOCUMENTAL

2.1 OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Antes de determinar los objetivos de la Administración Documental y de acuerdo a las consultas realizadas sobre la misma; el concepto de la Administración Documental es el adecuado tratamiento administrativo que se le debe brindar a un documento a fin de facilitar su utilización, búsqueda y conservación en toda entidad publica o privada, teniendo en cuenta que los documentos son la base de la información de una empresa y deben conservarse para permitir su acceso, investigaciones y soportes de la misma.

Por consiguiente los objetivos principales de la Administración Documental son:

- Permitir la búsqueda y recuperación de la información y/ documento de una manera rápida y efectiva.

- Almacenar ordenadamente la información y/o actos de la empresa, permitiendo que la misma pueda ser consultada a quienes necesiten de ella.

- Establecer la importancia de los archivos dentro una institución.

- Conservar todos los documentos.

- Su almacenamiento es una herramienta básica que debe contribuir al desarrollo de cualquier tipo de investigación dentro de una institución pública o privada.

Son muchas las ventajas que nos brinda el manejo adecuado de la información y de documentos de una empresa, por ello la importancia de la Administración Documental.

2.2 Ensayo

EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

En una entidad pública o privada para un buen manejo de la información y cumplimiento de objetivos en el desarrollo de su actividad, se debe establecer la importancia de una persona que se encargue del manejo de los archivos, para su adecuado almacenamiento y conservación; por lo tanto el Administrador Documental debe ser una prioridad en una entidad.

Principalmente el Administrador Documental debe tener un conocimiento amplio sobre el manejo de los documentos, de la información y confidencialidad sobre los diferentes actos que se realizan en la gestión administrativa de las organizaciones; para ello la empresa debe ofrecer los recursos, tecnológicos, administrativos y económicos para ofrecer las herramientas necesarias y cumplir con los objetivos principales de la administración documental, basados en las Normas Generales de Archivo.

El Administrador documental es la pieza clave para cualquier actividad que se realice, por lo tanto debe contribuir con actividades tendientes a la planificación y manejo en la organización de documentos, controlando el recibo y despacho de los mismos, esclarecer normas dentro de sus actividades que le permitan mantener la información y crear una excelente

...