ADMINISTRACION

UNIDAD II. METODOLOGIA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LAS ESTRUCTURAS.

2.1 Planeación de estudio

El segundo paso para realizar un estudio organizacional es el precisar su naturaleza y alcance, es decir, establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.

2.1.1 Determinación del factor de estudio

Identificación del elemento o variables que deben ser estudiados para que la organización pueda cumplir con su cometido. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo.

Fuentes de estudio

Fuentes internas:

• Órganos de gobierno: representa la instancia de mayor jerarquía de la organización, por lo que conoce con exactitud sus condiciones generales de operación, lo que permita dictar las directrices que estime procedentes para hacerla más competitiva. Su integración y funcionamiento se apega al instrumento jurídico de creación como a la normatividad vigente en la materia.

• Nivel directivo: nivel encargado de definir las normas generales de acción y el marco estratégico, por lo que dispone de la información idónea para recibir cualquier modificación en el comportamiento de la organización y su entorno, posición que lo faculta a autorizar las medidas necesarias para su atención.

• Nivel medio: responsable de preparar los planes y programas que conforman el aspecto táctico, el cual por su ubicación jerárquica cumple con la función de supervisión, la que le permite detectar cambios en las condiciones del trabajo, y de acuerdo con ello,proponer las acciones contundentes para su estudio.

• Área afectada: unidad de trabajo en la que se puede advertir que algo no funciona correctamente, lo que se percibe a través de los síntomas que presenta, tales como retraso o desarticulación para desahogar el trabajo, dispersión de esfuerzos, elevación de costos, incremento desorbitado del número de personal, etcétera, variables que determinan las necesidades de realizar ajustes organizacionales.

• Otras unidades administrativas: áreas que por su naturaleza o posición jerárquica están vinculadas o en contacto con la unidad en la que se origina algún factor o problemática que repercute en el funcionamiento de la organización, de las cuales pueden surgir sugerencias o iniciativas valiosas.

• Unidades de mejoramiento administrativo: órganos de asistencia técnica incorporados en forma específica a la organización para proponer e instrumentar medidas de racionalización administrativa, los cuales su naturaleza pueden aportar elementos de peso para activar y mejorar las labores internas.

• Comisiones, comités o grupos de trabajo: equipos de trabajo que establecen las organizaciones don el objeto de elevar los niveles de rendimiento y calidad del trabajo, elaborar proyectos, atender problemas o desarrollar estudios especiales.

• Recursos de información: herramientas computacionales que permiten el acceso a información de la organización que sirve como soporte de estudio.

Fuentes externas

• Normativas: son aquellas que emiten criterios o normas de aplicación general que tiene que observar la organización. Entre las más representativas se destacan:

- Instituciones oficiales que dictan lineamientos jurídicos y políticas de funcionamiento.

- Instituciones que actúan como grupos de filiación corporativos o sectoriales.

• Organizaciones análogas: instituciones que interactúan en el medio ambiente con la organización materia del estudio, las cuales por su estructura u objeto cumplen con funciones y propósitos similares, por lo que sus experiencias constituyen un marco de referencia enriquecido.

• Organizaciones líderes en el campo de trabajo: instituciones que se han desarrollado en el mismo contexto, cuya dinámica las ha convertido en líderes en su área de influencia o acción, por lo cual tienen una imagen y reconocimiento necesarios para servir como modelo a otras organizaciones.

• Proveedores: prestadores de servicio o que suministran insumos necesarios a la organización, por lo que la conocen operativamente, lo que los coloca en posición de allegarle puntos de vista positivos.

• Clientes o usuarios: segmento que puede aportar elementos de juicio representativos sobre el comportamiento de una organización, en virtud de que son quienes, en forma específica, reciben los productos y/o servicios que esta genera.

2.1.2 Definición del objeto de estudio:

Una vez que se han detectado los factores que requieren atención, es necesario determinar con claridad el objeto del estudio, el cual debe ser específico en cuanto a las condiciones que la organización espera como resultado de sus acciones internas e interacción con el medio ambiente.

2.1.3 Investigación preliminar:

Definida la orientación y los factores de la calidad esperados del estudio, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación administrativa de la organización. Esto implica tanto la revisión de la literatura técnica y legal, como el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.

Este arranque puede provocar una reformulación del factor de estudio en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea a realizar, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir durante la investigación, así como brindar otra perspectiva o incluir nuevos aspectos a considerar.

Este acercamiento inicial requiere de mucha precisión, ya que los datos tienen que seleccionarse con la mayor exactitud posible para no proporcionar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quienes lo vaya a utilizar o consultar.

La responsabilidad de reunir la información preliminar puede recaer en un grupo piloto integrado para este efecto, el cual, posteriormente, servirá de base para configurar el equipo de trabajo que tendrá a su cargo la conducción del estudio.

Lineamientos para orientar la investigación

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

• La determinación de las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio y la identificación de los factores que requieren de atención.

• La jerarquización de prioridades

...