ADMINISTRACION

ADMINISTRACION Y CONTROL DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN

Este trabajo apunta a analizar las consideraciones generales en cuanto a una auditoria en el tablero de control. El fundamento del mismo se basa en exponer un método para realizar auditorias sobre información gerencial, la cual generalmente es utilizada por directivos para evaluar resultados y para la toma de decisiones; e introducir al lector a lo que comúnmente se denomina tablero de control de gestión.

Al tablero de control se lo denomina indistintamente como: tablero de control, tablero de comando, tablero de mando, BSC (Balanced Scorecard), etcétera.

La base de información en este tipo de auditorias es el Informe de Gestión, el cual contiene, como dijimos precedentemente, la información gerencial utilizada generalmente para la toma de decisiones.

Este informe de gestión, generalmente se suele acompañar con gráficos, cuadros, índices y otros indicadores, que forman parte del Tablero de Control. En él, los indicadores correspondientes al periodo que se está analizando se comparan con datos históricos y presupuestados, evidenciando la tendencia de los factores claves para la medición de la gestión de la Empresa. Las fuentes utilizadas generalmente para este tipo de informes son:

• Sistema Administrativo Contrable

• Información Extracontable

• Estadísticas

• Pronósticos

• Estimaciones

• Información Externa

• Organismos Públicos

• Competencia

• Mercado

Antecedentes del Tablero de control

El tablero de control nació como una herramienta gerencial con el objetivo básico de poder diagnosticar una situación y de efectuar un monitoreo permanente. Es una metodología para organizar la información y acrecentar el valor. Tiene la gran ventaja de no requerir grandes planes estratégicos formales para poder diseñarla. Con el perfil estratégico es suficiente, con lo cual empresas del mismo sector, tamaño y cliente podrán tener tablero similares.

Las mediciones de performance son de buena ayuda para los directivos a efectos de:

• conocer o diagnosticar un estado de situación para no llevarse sorpresas

• comunicar y alinear a la organización a los objetivos globales.

Por esto es que el Balanced Scorecard (BSC) constituye un sistema muy útil para definir su propio modelo de negocio en mediciones de desempeño, con una visión amplia de la organización y para lograr comunicar e implementar la estrategia reflejada en dicho modelo.

La metodología de dicho sistema parte de definir unos veinte o veinticinco factores críticos de éxito (FCE) clasificados en cuatro perspectivas:

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Se determinan entonces uno o dos indicadores críticos para monitorear cada FCE y las relaciones causa-efecto entre los mismos para entender el modelo de negocio. Las respectivas están encadenadas.

A partir de la definición de FCE e indicadores, en muchas de estas compañías el BSC ha ido evolucionando a un sistema central de gestión, más complejo, formal e integral, convirtiéndose en un sistema de mediciones completo para cada uno de los niveles de la organización integrado con los sistemas de planeamiento e incentivos.

El Tablero de Control

El concepto de tablero de control parte de la idea de configurar un tablero de información cuyo objetivo y utilidad básica es diagnosticar adecuadamente una situación. Se lo define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento periódico permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de su empresa o sector.

La metodología comienza identificando como áreas clave a aquellos "temas relevantes a monitorear y cuyo fracaso permanente impediría la continuidad y el progreso de su empresa o sector dentro de un entorno competitivo, aun cuando el resultado de todas las demás áreas fuera bueno".

El tablero propiamente dicho serán, entonces, las áreas e indicadores que sinteticen un diagnostico completo de situación, por lo cual podría ser llevado a papel, pero su uso se potencia mucho mas utilizando un EIS (executive Information System) para soportarlo. De esta forma, se puede acceder a la información relevante para completar el diagnostico e implementar acciones correctivas.

Tipos genéricos de tableros

Tablero de control operativo. Es aquel que permite hacer un seguimiento al menos diario del estado de situación de un sector o proceso de la empresa, para poder tomar a tiempo las medidas correctivas necesarias. El tablero debe proveer la información que se necesita para entrar en acción y tomar decisiones operativas en áreas como las finanzas, compras, ventas, precios, producción, logística, etc.

Tablero de control directivo, es el que posibilita monitorear los resultados de la empresa en su conjunto y de las diferentes áreas clave en que se puede segmentarla. Esta mas orientado al seguimiento de indicadores de los resultados internos de la empresa en su conjunto y en el corto plazo.

Tablero de control estratégico, nos brinda la información interna y externa necesaria para conocer la situación y evitar llevarnos sorpresas desagradables importantes con respecto al posicionamiento estratégico y a largo plazo de la empresa.

Tablero de control integral, nos nuclea la información mas relevante de las tres perspectivas anteriores para que el equipo directivo de la alta dirección de una empresa pueda acceder a aquella que sea necesaria para conocer la situación integral de su empresa.

Después de la definición de las áreas y de los indicadores, hay que definir:

Periodo del indicador: día, mes, acumulado del ejercicio, proyectado a fin del periodo fiscal o para los próximos meses, etc.

Apertura: forma en la cual se podrá abrir y clasificar la información para acceder a sucesivos niveles de desagregación, en matrices multidivisionales por producto, sector geográfico, concepto de análisis, etc.

Frecuencia de actualización: tiempo que transcurre entre distintas actualizaciones de los datos. On line, diaria, semanal, mensual.

Referencia: base sobre la cual se desean calcular las desviaciones. Puede ser un estándar, la historia, el mes anterior, el promedio de los últimos doce meses, el presupuesto inicial o revisado, un objetivo o una meta, etc.

Parámetro de alarma: niveles por encima o por debajo de los cuales el indicador es preocupante, por ejemplo, mas o menos del 5% sobre una base de referencia.

Gráfico: la mejor forma de representar gráficamente la realidad que nos muestra la información, tortas, barras, líneas, etc.

Responsable de monitoreo: es quien debe informar al

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