ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

FORO TEMATICO 2

Teniendo en cuenta la temática del tercer contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.

Rsta: existen 3 etapas evaluadas de la siguiente manera.

RECOLECCION: es el uso de las técnicas utilizadas por un analista para poder utilizarlas en los sistemas de información, dichas técnicas pueden ser como encuestas, cuestionarios y observación de diagramas

PROCESAMIENTO: tiene que ver con el manejo de los datos de manera útil incluyendo operaciones por medio de una maquina u ordenador o también de forma manual (cálculos numéricos) transmisión de datos de un lugar a otro.

TRANSFORMACION: es la capacidad para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones, estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente.

b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental.

 CORRESPONDECIA COMERCIAL: puede ser en una empresa, por ejemplo una ensambladora de autos donde habrá que mostrar mediante un informe ejecutivo el desempeño general de la empresa

 DOCUMENTOS CONTABLES: son registros físicos que dan cuenta de los resultados en este caso aquellos productos vendidos (facturas) – registros de caja aquellos documentos que poseen valores matemáticos

 DOCUMENTOS ESPECIALES: son aquellos que por su escrito cobran diferentes formas de expresión ( actas- escrituras)

 DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor determinado ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho, ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de pagos y cobros

c. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

1. CONTRIBUIR A LA TOMA DE DECISIONES: los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

2. INCREMENTAR LA EFICIENCIA ORGANIZACIONAL: la información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

Cuanto a la actividad presente es evidente que en una oficina haya organización y un personal que tenga decisiones clara ante lo que vaya a realizar ya que se debe tener que en su labor eso será lo que ejecutara como archivista.

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