Guia De Administracion De Documentos

GUIA DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

CUARTO PERIDO

1. Condiciones para el local de archivo

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así: Material Documental: Soporte en papel.

• Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Ventilación.

• El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.

• La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

Filtrado de aire.

• Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

Iluminación en depósitos.

• Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux. Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

• Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores. Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.

• Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta. Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

• Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

• Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberán estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

• Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento.

• Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental.

• Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras”.

• De igual forma, en el siguiente documento avalado técnicamente por el Grupo del Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación, se establecen las siguientes especificaciones técnicas para las unidades de conservación:

2. Evaluación y selección de documentos.

Identificar el documento de archivo

Conocer el valor primerio y secundario de los documentos

Realizar un inventario documental

Evaluar y seleccionar los documentos de archivo

Diferenciar las etapas del ciclo de vida de los documentos

Definir plazos precauciónales y elaborar una tabla de retención de los documentos quemaneja la institución

Hemos analizado en los capítulos anteriores tanto la parte conceptual de “documentos”, sus

antecedentes, orígenes y evolución a través del tiempo, como la problemática de su producción y

control en las empresas. Podemos retomar entonces el análisis del “documento de archivo”

propiamente dicho, es decir, de aquel sin numero de documentos de variadas clases, formas ytamaños, producidos como resultado de la gestión de las empresas o las personas en el que hacerde su actividad profesional.Antes de definir qué es un documento de archivo, es necesario conocer e identificar las fuentes que lo originan. En principio los documentos escritos, audiovisuales o gráficos pueden originarse en dos tipos de fuentes. Cuando el documento es producto de la imaginación o experiencia de su autor, realizado en forma voluntaria, decimos que

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