ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN

La creciente complejidad de los proyectos y el colapso del ciclo de vida de productos y servicios surge del reconocimiento del valor estratégico es de la competencia con base en el tiempo y un mandato de mejora continua de la calidad. La introducción de cada nuevo producto o servicio es un evento único, un proyecto. Además, los proyectos son algo cotidiano en nuestra vida. Podemos planear una boda, una fiesta de cumpleaños sorpresa, la remodelación de una casa o preparar el proyecto del semestre para cierta clase.

Para el administrador de operaciones, la programación de un proyecto implica un reto difícil. Los riesgos de la administración de proyectos son altos. Los costos excedentes y las demoras innecesarias ocurren debido a la programación y el control deficientes.

ADMININSTRACION DE PROYECTOS

Los proyectos que requieren meses o años para completarse suelen ser desarrollados fuera de los sistemas normales de producción. Las empresas pueden configurar organizaciones específicas para mejorar tales trabajos y a menudo las desmantelan después de su conclusión. En otras ocasiones, los proyectos son parte del trabajo del gerente.

La administración de proyectos involucra tres fases:

Planeación: Esta fase incluye el establecimiento de metas, la definición del proyecto y la organización del equipo.

Programación: En esta fase se relacionan las personas, el dinero y los suministros con actividades específicas y se establece la relación de las actividades entre sí.

Control: Aquí la empresa supervisa recursos, costos, calidad y presupuestos. También revisa o cambia los planes y asigna los recursos para satisfacer las demandas de costo y tiempo.

PLANEACIÓN DEL PROYECTO.-

Los proyectos pueden definirse como una serie de tareas relacionadas dirigidas hacia un resultado importante. En algunas empresas se desarrolla una organización de proyecto con el fin de asegurar que los programas existentes continúen su trabajo diario sin contratiempos y que los nuevos proyectos se concluyan con éxito.

La organización de proyecto se forma para asegurar que los programas (proyectos) reciban la administración y atención adecuadas.

La organización del proyecto funciona mejor cuando:

El trabajo puede definirse con una meta y una fecha de entrega específicas.

El trabajo es único o de alguna manera desconocido para la organización existente.

El trabajo comprende tareas complejas interrelacionadas que requieren habilidades especiales.

El proyecto es temporal pero crucial para la organización.

El proyecto cruza las líneas organizacionales.

El gerente del proyecto.-

El gerente que encabeza el proyecto coordina las actividades con otros departamentos y reporta directamente a la administración superior. Los gerentes de proyecto tienen alto perfil en la empresa y son responsables de asegurar que:

Todas las actividades necesarias se completen en la secuencia adecuada y a tiempo.

El proyecto esté dentro del presupuesto.

El proyecto cumpla sus metas de calidad.

Las personas asignadas al proyecto reciban la motivación, dirección e información necesarias para hacer su trabajo.

Esto significa que los gerentes de proyecto deben ser buenos instructores y comunicadores, y capaces de organizar actividades de una variedad de disciplinas.

Estructura de desglose del trabajo.-

El equipo de administración de proyectos comienza su tarea mucho tiempo antes de la ejecución del proyecto a fin de desarrollar un plan. Uno de sus primero s pasos es establecer con cuidado los objetivos del proyecto, después los desglosa en partes que se puedan manejar. Esta estructura de desglose de trabajo define el proyecto al dividirlo en sus principales subcomponentes (o tareas), que a su vez se dividen en componentes más detallados, para llegar finalmente a un conjunto de actividades y sus costos relacionados.

Estructura de Desglose del Trabajo es la división de un proyecto en componentes cada vez más detallados.

Por lo general, la estructura de desglose del trabajo disminuye en tamaño de arriba hacia abajo, y se presenta de la siguiente manera:

Nivel

Proyecto.

Tareas principales del proyecto.

Subtareas en las tareas principales.

Actividades (o “paquetes de trabajo”) que deben completarse.

Programación del Proyecto.-

La programación del proyecto implica que a todas las actividades del proyecto les sea impuesta una secuencia y se les asigne un tiempo de ejecución. En esta etapa los gerentes deciden cuanto tiempo llevará realizar cada actividad y calculan cuantas personas y materiales serán necesarios para cada etapa de la producción. También elaboran gráficas para programar por separado las necesidades de personal por tipo de habilidad (por ejemplo, la administración, ingeniería o colado de concreto).

Un popular método para la programación de proyectos es la gráfica de Gantt. Las gráficas de Gantt son un medio de bajo costo con el que los gerentes se aseguran de que:

Se planeen todas las actividades.

Se tome en cuenta el orden de desempeño.

Se registren las estimaciones de tiempo por cada actividad.

Se desarrolle el tipo global del proyecto.

En proyectos sencillos, las gráficas de programación de este tipo pueden ser suficientes, puesto que permiten a los gerentes observar el progreso de cada actividad y señalar y apoyar las áreas problemáticas. Sin embargo, las gráficas de Gantt no ilustran de manera adecuada las interrelaciones que existen entre las actividades y los recursos.

PERT y CPM, son dos técnicas de redes ampliamente usadas que se analizarán en breve, sí tienen la capacidad de considerar las relaciones de precedencia y la interdependencia de actividades. En proyectos complejos, cuya programación usualmente es computarizada, las técnicas PERT y CPM tienen entonces cierta ventaja sobre las más sencillas graficas de Gantt. Incluso en proyectos enormes, las gráficas de Gantt también pueden usarse como resúmenes del estado del proyecto y pueden complementar los otros métodos de redes.

En resumen, para cualquier método que adopte el gerente del proyecto, la programación del proyecto sirve para varios propósitos:

Muestra la relación de cada actividad con las otras actividades y con el proyecto completo.

Identifica las relaciones de precedencia entre las actividades.

Promueve el establecimiento de tiempos y cotos realistas para cada actividad.

Ayuda a utilizar

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