ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Administración de Proyectos

Aunque suene a cliché la popular frase que dice "todo en la vida en un proyecto", puede resultar verdadera hasta cierto punto, pues la mayoría de las veces nos encontramos planificando actividades tomando como base lo que queremos lograr con dicha labor, asegurándonos de disponer de los recursos adecuados para alcanzar el objetivo deseado, obviamente midiendo factores de riesgo que podrían afectar la consecución de la meta.

Aunque no todo puede plantearse como un proyecto, pues hay que recordar que existen rutinas o tareas rutinarias que sin duda no se les puede considerar como proyectos.

De acuerdo a la máxima organización de administración de proyectos del mundo, el Project Management Institute (PMI) en su Project Management Body of Knowledge (PMBOK) "Un proyecto es un esfuerzo duradero que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto".

Observando esta definición, tenemos varios factores a destacar:

Esfuerzo; se emplean una serie de elementos, recursos, energía y vigor con miras a lograr el fin planteado.

Temporal; tiene un inicio y un fin claramente definido, aunque obviamente puede variar de proyecto a proyecto, ya que algunos pueden durar 2 ó 3 meses, mientras que otros de acuerdo a su naturaleza llegan a demorar varios años.

Creación; el fin de todo proyecto es la generación de algo ya sea tanginble o intangible.

Único; el resultado del proyecto tiene como característica la singularidad, es decir, lo generado por el proyecto es distinto a lo ya existentes. Obviamente, existen proyectos de mantenimiento o de creación de productos cuyos productos finales son muy similares, pero siempre habrá algún elemento, característica o actualización que le dará la cualidad de unicidad.

Una vez vista estas características, vale la pena destacar que la administración de proyectos consiste en la implementación de todos los conocimientos, capacidades, habilidades, técnicas, metodologías, herramientas y todos los recursos que se dispongan para desarrollar las actividades y trabajos inherentes a un proyecto, permitiendo cumplir con los requerimientos por los cuales el proyecto se está llevando a cabo.

La administración de proyectos es sin duda un concepto muy amplio cuya aplicación óptima dependerá de la experiencia del administrador de proyectos y su equipo; complejidad del proyecto; participación e intervención de los interesados del proyectos; administración de riesgos; disponibilidad de recursos; buen entendimiento del alcance real que se pretende con el proyecto; aplicación de procedimientos de aseguramiento y control de la calidad; seguimiento al cronograma establecido; entre otros múltiples factores que intervienen en la administración de proyectos.

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Proyecto y administración de proyectos

Antes de involucrarnos en el apasionante tema de la administración de proyectos, es necesario conocer de manera clara el significado de las palabras que le componen.

A manera de introducción a continuación les presentamos las definiciones de administración y proyecto, para luego entonces, enumerar las características y áreas que componen la administración de proyectos.

Qué es la administración:

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar, las actividades y el uso de los recursos con el fin de lograr uno o más objetivos.

Qué es un proyecto:

Es un trabajo o esfuerzo que se ejecuta una sola vez y que persigue un fin específico, y tiene como característica principal producir resultados únicos como un producto o un servicio.

Para alcanzar el fin establecido, es necesario definir objetivos o metas (qué hacer) y actividades o procesos (cómo hacer) que deberán cumplirse en un tiempo asignado, considerando para ello el inicio y termino del mismo.

Necesario es entonces también, la asignación y organización de todos los recursos involucrados para su ejecución.

Para su ejecución y éxito, el proyecto debe seguir una serie de pasos realizados por roles involucrados, para ir cumpliendo objetivos y/o desarrollando/utilizando productos y recursos.

En consecuencia podemos decir que los principales parámetros de un proyecto son:

• Alcance

• Recursos (costo del esfuerzo principalmente)

• Tiempo

Dichos parámetros reúnen las 2 características siguientes:

1. Cada parámetro es función de los otros 2

2. Mover un parámetro implica cambios a los otros (por lo menos a 1)

En conclusión podemos decir que un proyecto es la ejecución en un momento determinado de un proceso o actividades con un tiempo, un costo y un alcance definido y es el principal objetivo del líder de proyecto el planearlos y controlarlos.

Perfil del Líder de Proyecto

El líder de proyecto, o administrador de proyectos, es responsable de administrar proyectos desde que inicia hasta que se completa.

Entre sus responsabilidades se incluye:

• el desarrollo del plan del proyecto,

• la identificación de los requerimientos y el alcance del proyecto,

• la comunicación,

• la administración de los recursos humanos y materiales,

• el control de tiempos,

• identificación y control de riesgos,

• administración de los costos/presupuesto, el aseguramiento de la calidad,

• el reporte y evaluación del desempeño del proyecto.

El líder de proyecto debe mantener su foco en asegurar que el proyecto se termine en el tiempo y presupuesto planeado, y muy frecuentemente con tiempos limitados.

Algunas de las cualidades que uno debe tener para convertirse en un buen líder de proyecto son las siguientes:

• Organizado y metódico

• Facilidad para relacionarse con gente

• Buena comunicación oral y escrita

• Liderazgo

• Conocimientos técnicos básicos

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