AUTOMATIZACION DE EMPRESAS

La Fábrica de Muebles “El Súper Mueble” busca un ordenamiento en sus procesos, al analizar la situación se confirma que la empresa carece de sistema de software que contribuyan al funcionamiento de la empresa, por lo que se propone implementar un programa de CRM y otro de ERP con el fin de apoyar al ordenamiento de la empresa y el mejoramiento de sus procesos.

1º. Situacion Actual: Actualmente toda la información que se recopila se procesa de forma manual, la lista de clientes, los pedidos, facturas, etc. Se elaboran manualmente y la contabilidad se realiza en hojas de cálculo manuales lo que hace complicado la obtención de estadísticas.

2º. Selección de Herramientas: Como primer paso se deben seleccionar los paquetes de software a utilizar tanto para CRM como para ERP, existen tanto el software libre como el código abierto que permiten a las empresas utilizar todas sus bondades y sacarles el mejor provecho a costos muy mínimos, también existes programas más completos que se deben adquirir por medio de pago, se analizará la situación de la empresa y se determinara cual es la mejor opción dependiendo de la situación de la empresa.

3º. Al tener definido el programa a utilizar, se deben revisar los procesos actuales y adaptarlos al nuevo software, en el caso del CRM se deberán crear las fichas de los clientes con toda la información básica de cada uno, se deben organizar los seguimientos a cada uno de los clientes, crear la estructura de prospectos, etc. Para el adecuado seguimiento a cada segmento por parte del área comercial. En el caso de ERP se deben crear artículos, partidas contables, etc. Para poder emitir la facturación directamente del sistema, ingresar recibos al recibir pagos, organizar las cuentas de banco, de modo que se debe realizar toda la estructura necesaria realizar estos procesos desde el software correspondiente.

4º. Implementación y pruebas: Al tener toda la estructura definida se deben crear las bases de datos en los sistemas, instalar los programas en las computadoras de todos los usuarios que las necesitaran y realizar pruebas e inducción correspondiente para todos los usuarios.

5º. Al confirmar que las pruebas se han realizado de forma exitosa, se procede a la utilización en forma general de ambos sistemas, en el transcurso de las próximas semanas y meses se deben realizar reuniones de retroalimentación de los usuarios para que se realicen las correcciones si fueran necesarias y se vayan actualizando los sistemas y el manejo de la información de acuerdo a las necesidades de la empresa.

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