IDEAS |
Administración |
- El principal problema que personalmente yo he detectado en éste negocio, y no es que sea un problema del negocio como tal sino en general de todos los negocios de éste tipo, es la falta de diferenciación; es decir, Si yo busco un lapicero me da igual ir a una papelería u otra de cualquier forma el producto será exactamente el mismo y el precio será similar. Por tanto, recomendamos al negocio que elija un factor que lo haga diferente de su competencia, algo que lo distinga y éste factor se vuelva parte de la misión y el lema de su negocio, también debe basar toda su estrategia corporativa en él, ya que se convertirá en el detonante principal de sus ventas. Hablando de factor me refiero a especializarse en una actividad en el negocio que el cliente aprecie y sea de valor para él como: el precio, la atención al cliente, el servicio pos-venta, los servicios complementarios, el extenso surtido, la venta de productos específicos, especializarse en un nicho en específico, asistencia técnica y orientación, la alta calidad o alta gama en los productos, las promociones, inclusive la ubicación, y el largo etcétera puede continuar de manera indefinida.
- Otro problema muy común que noto es que es un negocio familiar, esto se presta a que el hijo, hermano, pareja o quien sea tienda a “tomar” algo de las ganancias cuando le toque despachar, esto se llama robo hormiga y es dañino para la economía del negocio. La recomendación es implantar un gobierno corporativo.
- El problema de los precios elevados es algo que a veces está fuera nuestro control ya que depende de nuestros proveedores, se puede deber a una mala elección de los proveedores o a la falta de habilidades de negociación de precios. Recomendamos al negocio tener una base bien diversificada de proveedores, aprovechar las economías de escala para obtener los precios más asequibles y obtener beneficios adicionales de los proveedores como opciones de financiamiento, exclusividad por zona, etc.
- El contratar empleados puede ser algo que el negocio no pueda costear pero que algunas veces es necesario, para esto puede recurrir a ofrecer a los estudiantes ofrecer su servicio social dentro del negocio y así evitar ese gasto, este tipo de “contrato laboral” siempre resulta beneficioso para ambas partes. Para ello recomendamos al negocio regularizar su situación fiscal (que es el requisito más importante) y hacer los trámites necesarios para poder admitir y liberar sus prácticas a los estudiantes interesados.
- Los empleados o a veces uno mismo no sabemos lo que hay en la papelería y para qué sirve tal cosa o como puede será útil al cliente. Es necesario tener una base de datos con todos los productos disponibles que incluya su descripción, características y su utilidad para poder darle la mejor alternativa al cliente u orientarlo para que adquiera el producto que resuelva su problema, para esto recomendamos la adopción de algún software de gestión de inventarios (un ERP sería genial) y un programa de capacitación en su uso para empleados.
- Es importante que los administradores del negocio busquen relacionarse con gente afín a su sector, hacer alianzas con empresas que puedan apalancar sus ventas, acercarse con gente allegada a su industria como las escuelas y establecer vínculos con ellos, a todo esto se le llama Networking o “relaciones públicas” y recomendamos ampliamente hacerlo.
- Actualmente vemos que la estrategia de “ofrecer servicios” como palanca para incluir la venta de nuestros productos ha sido muy fructífera por empresas como tiendas de autoservicios. Recomendamos usar esta estrategia y ofrecer al cliente servicios como recargas telefónicas y el pago de servicios que sirvan como “gancho” para efectuar una venta extra, algunas plataformas que permiten esto son:
https://www.pagamobil.com/ https://www.sicar.mx/sistema-de-recargas-electronicas/ http://www.gestopago.com/ https://www.pagatodo.com/ http://www.epago.com.mx/ http://movilmaxx.com.mx - Para llevar acabo de manera profesional la gestión de toda la estructura de la empresa: contabilidad, finanzas, operaciones, inventarios, etc. Recomendamos encarecidamente adquirir un Software de Gestión, concretamente un ERP. Existen opciones muy asequibles en el mercado para MiPyMES cuyos precios oscilan entre los $500-$900 MXN mensuales. Por ejemplo:
https://www.sinube.mx/ https://www.bind.com.mx/ http://www.acontrol.com.mx/
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Gestión Operativa |
- Los altos precios de nuestro productos al cliente final pueden ser causados por un mal diseño de nuestra cadena de suministro. Recomendamos comprar a proveedores directos y no a intermediarios o a papelerías de mayor tamaño, también recomendamos hacer las compras mediante una rigurosa planeación cuya decisión de compra debe estar basada en la cantidad de inventario actual, los pronósticos de la demanda, el estado económico actual, el capital disponible y el costo de financiamiento adicional, es decir, las decisiones siempre deben estar basadas en números y no creencias.
- La gestión de inventario se puede llevar cabo mediante varias técnicas propias de la ingeniería industrial, recomendamos adoptar una o varias de ellas. En conjunto las siguientes técnicas permitirán: priorizar en existencia solo los productos con mayores ventas y que generen mayor utilidad, mantener siempre la menor cantidad de inventario, controlar y optimizar los pedidos al proveedor, evitar mermas y desperdicios:
- Método ABC
- Just In Time (JIT)
- Método de la cantidad económica de pedido (EOQ)
- Método punto de reorden
- Método FIFO
- Recomendamos hacer una estandarización de todo y llevar acabo la filosofía Kaizen. Se deben hacer manuales de todos los procesos, actividades y tareas que se llevan a cabo en el negocio.
- Esto ayudara a tener todo un sistema ya empaquetado y listo para cuando se decida expandir el negocio y no tener que empezar de nuevo.
- Evitará la variabilidad en las actividades, de ésta forma se puede hacer todo siempre con la misma calidad esperada.
- También será de ayuda para implementar un sistema de mejora continua como el método PDCA y así ir avanzando en calidad.
- Para resolver el problema del orden de los productos en exhibición no hay mejor recomendación que usar las técnicas de 5’s (clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar, mantener la disciplina).
- Recomendamos implementar un sistema de cambios y devoluciones para los clientes insatisfechos, para que sea costeable esto el sistema debe involucrar también a nuestros proveedores los cuales deben aceptar las devoluciones por defectos en la mercadería, aquí es donde el poder de negociación entra en juego. Éste sistema también debe estar estandarizado; los términos y condiciones respecto a su funcionamiento deben plasmarse en la política de devoluciones que será visible para el cliente en todo momento.
- Para prepararse ante un aumento de la demanda los mejor es hacer pronósticos anticipados de la demanda esperada, por lo menos de la demanda que se espera dentro de 3 meses en un futuro, para ello mediante técnicas estadísticas, datos históricos y Excel se puede hacer una pronóstico de buena calidad.
- en contra de los productos sustitutos hay pocas cosas que se pueden hacer, al final si le es más útil al cliente es mejor que lo adquiera, así que la única recomendación que hacemos es que si algún producto deja de ser rentable es mejor eliminarlo del inventario definitivamente.
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Mercadotecnia y Publicidad |
- Personalmente creo que los medios impresos además de pocos efectivos son más caros para hacerse publicidad, por ello recomiendo a la Papelería en cuestión hacer uso del marketing digital y promocionarse en internet, además de que es efectivo es muy barato.
- Crear un portal web y una tienda online
- Crear una fanpage en Facebook (gratis)
- Promocionarse en Facebook entre sus seguidores (gratis)
- Ofrecer atención al cliente mediante Facebook Messenger y WhatsApp, últimamente he visto que Twitter está siendo adoptado por firmas como Uber y varias tiendas departamentales para atender las dudas de sus clientes, está ganando popularidad para éste propósito. (gratis).
- Usar Facebook Ads y Google Adwords y, si el presupuesto alcanza, posicionar el sitio en Google mediante SEO (todo esto es para aumentar la visibilidad en internet).
- Preparar promociones de manera estratégica usando la información disponible, por ejemplo: hacer promociones en temporadas de ventas bajas, en inicio de ciclos escolares, con inventario que se ha quedado, etc.
- Anteriormente había mencionado que la Papelería debía tener un factor de diferenciación pues bueno, éste distintivo será la propuesta de valor y hay que hacerla saber en todas las campañas de publicidad del negocio ya sea en las promociones o en internet y redes sociales.
- Y mi recomendación final y las más importante de ésta sección es hacer mucho branding ¿pero que es esto? R: el branding significa trabajar y construir nuestra marca todos los días. Esto tiene mucho que ver con el nombre y el logo del negocio; si el cliente lo reconoce, lo valoriza, lo asocia de inmediato con tu actividad y está grabado en su mente, significa que el branding de tu negocio esta fortalecido. Por eso trabajar lo comunicación entre la marca y el cliente es una labor de por vida.
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Finanzas |
- Hoy en día un negocio que se mantiene estático no puede hacer otra cosa más que verse arrebasado por la competencia, ir hacia atrás y morir. Así que recomendamos llevar a cabo un plan de crecimiento constante, inclusive aunque sea un crecimiento lento pero siempre debe ir avanzando el negocio sino se lo come la competencia.
- Crecer significa: implementar nueva tecnología, considerar ampliar el lugar, pensar en la expansión abriendo nuevos locales, ampliar la cartera de productos, etc. Para todo esto se necesita financiamiento por eso recomendamos algunas opciones para levantar capital:
- Primero que nada es buena opción recurrir a los apoyos a fondo muerto que ofrece el gobierno, es dinero 100% gratuito y sin riesgos solo hay que investigar un poco las opciones que hay.
- En segundo lugar están los mismo prestamos que ofrecen los gobiernos federal y estatal como el INADEM, estos generalmente manejan tasas de interés por abajo del mercado (es crédito barato).
- Si queremos apalancarnos de otros socios y crecer el número de sucursales más rápido podemos franquiciar nuestro negocio y así ofrecer licencias a terceros los cuales pondrán de su parte todo el capital necesario para abrir una nueva sucursal en otra ubicación.
- Podemos adaptar técnicas que usan en la Bolsa de Valores a nuestras necesidades como colocar bonos de deuda a través de pagarés o vender participación de nuestro negocio a cambio de financiamiento, es crédito con poco riesgo ya que el riesgo es asimilado por el inversionista, solo debes orientarte con un abogado en temas mercantiles.
- Para la adquisición de equipo sofisticado recomendamos usar el leasing que significa rentar primero el equipo para posteriormente tener la opción de comprarlo a menor precio, esto nos permitirá probar la tecnología primero para ver si en verdad es rentable y sino pues no la adquirimos, pide asistencia en un banco.
- La opción más peligrosa y más cara es usar los bancos pero si no hay de otra pues es también aceptada.
- Una recomendación muy importante en el tema de inversiones es evaluar la rentabilidad que nos traerá una inversión antes de hacerla, esto para no ejecutar malas inversiones que al final sean perdidas. La recomendación es calcular el beneficio producido por una inversión en comparación con el costo de financiamiento mediante las formulas del ROE y ROI.
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