Actividad Semana 2

GLOSARIO

DATO: es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc.) de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades.

DOCUMENTACIÓN: Es un proceso que reúne documentos sobre determinados temas y les realiza un tratamiento para una difusión precisa e inmediata, al igual que sirve de herramienta para la recuperación de la información.

CLASIFICAR: Determinar en qué carpeta se va a colocar un documento o según su relación con otros documentos.

INFORMACIÓN: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

DATO, INFORMACIÓN Y DOCUMENTO

Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un proceso archivístico: EL DATO, LA INFORMACIÓN Y EL DOCUMENTO.

EL DATO:

Se considera como una unidad pequeña, elemental y de gran importancia, ya que con la ausencia de uno sólo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisión de la información.

Cabe destacar que el procesamiento de los datos es lo que nos proporciona información.

LA INFORMACIÓN:

La información se puede definir como una serie de datos organizados que se recepcionan por primera vez, esta debe responder a ciertas características para que el análisis y las medidas que se tomen correspondan efectivamente a una situación real previamente identificada.

Entre estas vale la pena mencionar las siguientes:

• Exactitud: En este sentido la información debe reflejar el evento al cual se refiere y su sistema de medición expresado con poca variabilidad.

• Objetividad: La información debe ser el producto de criterios establecidos que permitan la interpretación en forma estandarizada por diferentes personas en circunstancias diversas de tiempo y lugar.

• Válida: Se refiere a que la información ha de permitir medir en forma precisa el concepto que se estudia, con criterios uniformes.

• Continuidad: La información ha de ser generada en forma permanente de tal manera que exista la disponibilidad de los datos a través del proceso de vigilancia.

• Completa: Debe contener todos los datos y variables previamente establecidas para cumplir con su finalidad en cada evento.

• Oportuna: La información debe generarse y notificarse a la par con los acontecimientos de tal manera que permita la toma de decisiones y la actuación inmediata.

• Comparable: que permita ser confrontada con datos similares.

EL DOCUMENTO:

Se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. "todo mensaje -icónico o simbólico- incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa" (Martínez Comenche), El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer información, como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrán su origen en documentos (Gastaminza).

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