Activo Fijo

Activo fijo

Concepto y contenido

El activo fijo son los elementos de trabajo duraderos, tales como los terrenos y edificios, la maquinaria, el mobiliario y equipo de oficina, los automóviles, etc. Estos bienes representan inversiones a mediano y largo plazo, efectuadas con el propósito de servirse de ellas por todo el periodo de vida que tengan y, por supuesto, sin ánimo de venderlas de inmediato, como en el caso de los inventarios.

Por su carácter de permanentes deben afectar los resultados en el tiempo que sean útiles, es decir, que la perdida de valor que sufran por el uso y transcurso del tiempo deben aplicarse a los gastos, distribuidos entre todos los ejercicios de vidas total que se estime para estas inversiones. Esta afectación debe hacerse acreditando una cuenta de depreciación del activo fijo, que muestre cada año el importe estimado acumulado de la perdida de valor sufrida por estos activos, por su uso y transcurso.

Las cuentas de mayor relativas se cargan por las adquisiciones o altas y se acreditan por los retiros y ventas o bajas de dichos bienes. Su saldo representa el valor histórico de adquisición de los bienes de trabajo duraderos, que se poseen en uso activo en las operaciones de la empresa.

Para el caso de incrementos al valor del activo fijo por actualizaciones y reexpresiones (vea el apéndice D), se recomienda que los importes relativos se controlen en cuentas especificas, que complementen a las cuentas que registran los valores originales de adquisición, para conservar estos últimos sin contaminación, y poder procesar cálculos en cualquier momento.

Existen ciertos bienes intangibles, cuyo beneficio es claramente aplicable a ejercicios futuros, y que por su importancia deben ser considerados como activos fijos, tales como los gastos de investigación y las patentes y marcas (Boletín C-8 de la serie NIF C del CINIF). Con las reservas del caso, por ser un tema muy especializado, para efectos de este libro solo se comentara que los activos intangibles no se consideran activo circulante, solo se registran si fueron adquiridos y se pago por ellos, y son sujetos de amortización.

Normas de Información Financiera

1. Valuación. Los activos fijos deben registrarse al precio efectivamente pagado por ellos en la fecha de su adquisición.

Actualización de los valores históricos. Como resultado de los altos índices de inflación que México experimento en 1982 y 1983, se definió la conveniencia y la necesidad de actualizar las cifras de algunos rubros de los estados financieros, entre otros, de los activos fijos (vea el apéndice D). En consecuencia, la actualización de los valores del activo fijo se ha reconocido como principio de contabilidad, corrigiendo los valores históricos del mismo mediante el registro de la diferencia entre su valor actual (de reposición o indexado) y su valor original de registro.

2. De la relevancia (característica cualitativa de los estados financieros). Los bienes de poco valor no deben capitalizarse, aunque tengan un periodo de vida más o menos largo.

3. De la consistencia. Debe observarse tratamiento igual para partidas semejantes, por ejemplo, si se ha decidido registrar en el activo fijo solo los bienes con valor individual mayor de un salario mínimo mensual, por ejemplo, cualquier articulo mas o menos duradero con valor menor a ese limite deberá aplicarse, invariablemente, a gastos.

En relación con la depreciación, significa que esta debe calcularse bajo el mismo método en todos los ejercicios.

Objetivos

1. Verificar su existencia física. Que la empresa posea físicamente y utilice en beneficio propio los bienes registrados.

2. Verificar la autenticidad de la propiedad. Que los bienes registrados sean propiedad legal de la empresa, comprobable documentalmente.

3. Verificar su valuación. Verificar a) que estén registrados al costo de adquisición efectivamente pagado por ello, y b) que las cuentas complementarias por reexpresiones o castigos se hayan determinado sobre bases apropiadas, los cálculos aritméticos estén correctos y su monto tenga significación económica actual.

4. Verificar depreciación y consistencia. Que el método de depreciación utilizado sea adecuado y consistente con el utilizado en el ejercicio anterior.

5. Verificar que no exista limitación de la propiedad. Determinar si existen o no, gravámenes u otras restricciones que afecten el activo fijo en su uso o en su propiedad (para advertirlo en los estados financieros).

Control interno

a) Las altas (compras) y bajas (ventas, desmantelamientos) deben estar debidamente autorizadas. Esta autorización debe otorgarla personal designado por el Consejo de Administración o la Dirección de la empresa.

b) Deben existir registros o auxiliares adecuados que permitan la identificación inmediata de cada bien (costo original, fecha de adquisición, depreciación acumulada, lugar asignado, etcétera).

c) Debe existir definida una política de capitalización que señale con claridad cuando una erogación debe considerarse incremento al activo o cuando debe considerarse gasto.

d) En el caso de obras en proceso debe vigilarse su avance e incorporarlas oportunamente al activo fijo, al concluirse.

e) Deben comprarse periódicamente los auxiliares contra los bienes que se poseen físicamente, y viceversa y generar los ajustes contables relativos por las diferencias definitivas.

f) Debe verificarse que los bienes fuera de su uso se contabilicen en cuneta especial que indique esa condición.

g) Debe verificarse con regularidad que la suma de los auxiliares integre el saldo de la cuenta de mayor relativa.

h) Deben existir pólizas de seguros que protejan el activo fijo contra diversos riesgos (incendio, robo, etcétera).

Procedimientos

 Inspección física y documental de altas (y ratificación de las partidas que integra el saldo).

 Examen de bajas.

 Depreciación-verificación de cálculos y consistencia.

 Análisis de obras en proceso.

 Revisión de las cifras actualizadas.

1. Inspección física y documental de altas

La inspección física y documental de altas consiste en verificar que los activos fijos adquiridos durante el ejercicio estén debidamente amparados con documentos probatorios de la propiedad (facturas, pedimentos aduanales, etc.) y además, que tales adquisiciones se encuentran físicamente

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