Acuerdo No.060 Del 30 10 De 2001

ACUERDO NO. 060 DEL 30-10-2001

Este acuerdo establece pautas para la administración de las comunidades oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

De acuerdo a lo establecido por las leyes:

* 80 de 1989: crea el archivo general de la nación de Colombia.

* 594 de 2000: por medio de la cual se dicta otras disposiciones de archivo y se dictan otras disposiciones

* 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Artículo primero: establece los lineamientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades públicas o privadas a cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, conservación, recepción y consulta de los documentos.

1. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, , acumulados por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal.

4. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

5. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad

Las entidades hoy en día se han dado cuenta de la importancia del ajuste a las normas y más en cuanto a la organización y aplicación de procedimientos técnicos y físicos del manejo de los documentos, como también los entes notan que las comunicaciones oficiales en una entidad son de vital importancia ya que estas ayudan a administrar de manera centralizada y normalizadas aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas y recibidas de manera ágil y oportuna, como parte integral del proceso de gestión documental.

La unidad de correspondencia es quien gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones ayudando así a que el programa de gestión documental se lleve a cabo pero no dejando de lado los diferentes programas de conservación que se deben implementar para que los documentos se encuentren en un buen estado en las diferentes fases del ciclo vital del documento. En el acuerdo podemos evidenciar que conforme a las necesidades de la organización se crean las unidades de correspondencia ya sea por regionales o por sucursales en la misma ciudad

EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS

Habla sobre una serie de leyes y artículos en los cuales existen normas sobre la protección del patrimonio documental y de los archivos en cuanto a reserva conservación, restricciones e historia

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