Administracion De Proyectos

1) ¿Cuáles son las reflexiones principales sobre el papel de una Oficina de Administración de Proyectos?

La PMO es una estructura de gestión que estandariza los procesos relacionados con la gobernabilidad de los proyectos de una organización. Facilitando el uso compartido de recursos, metodologías, herramientas y técnicas de la Gestión de Proyectos.

El papel de una PMO puede ir desde la provisión de soporte en Gestión de Proyectos a los Gerentes de área hasta ser responsable directo de la gestión varios proyectos.

Existen distintos tipos y variantes de una PMO, según el grado de influencia y control de los proyectos. El papel desempeñado por la PMO puede ser de:

• Soporte: Una PMO de soporte ejerce un rol de consultoría en los proyectos, en la forma de plantillas, mejores prácticas, entrenamiento, acceso a información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Bajo esta forma, el grado de control proporcionado por la PMO es bajo.

• Seguimiento y Control: Las PMO de Control además de proporcionar soporte aseguran en cumplimiento por diversos medios. El cumplimiento implica verificar que se estén usando las metodologías, verificando el uso de plantillas y herramientas, así como otros mecanismos de gobernabilidad. El grado de control proporcionado es medio.

• Dirección: La PMO asume la dirección y control directo de los proyectos. El grado de control proporcionado es alto.

La PMO también puede ejercer el rol de integrar la información de proyectos estratégicos e informar a la alta gerencia acerca de cómo se están logrando los objetivos de negocios relacionados.

La PMO es el enlace natural entre los proyectos, portafolios y programas con los sistemas de medición corporativos (como por ejemplo el Balance Scorecard).

Los proyectos que sean gestionados por la PMO no necesariamente estarán relacionados entre sí. El rol de la PMO dependerá de las necesidades de la organización a la cual sirve.

La PMO puede actuar como un interesado clave (stakeholder), pudiendo dar recomendaciones y tomar decisiones de cancelar proyectos u otras acciones dirigidas a mantener los proyectos alineados con los objetivos estratégicos. Adicionalmente, la PMO puede estar involucrada en la procura y asignación de recursos humanos dedicados a la Gestión de Proyectos.

Entre las formas en que la PMO proporciona apoyo a los Gerentes de Proyectos, están:

• Gestionar recursos compartidos entre los proyectos manejados por la PMO.

• Identificación y desarrollo de metodologías, mejores prácticas y estándares de gestión de proyectos.

• Servir de Coach, mentor y proporcionar supervisión.

• Proporcionar entrenamiento.

• Desarrollar estándares, políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida.

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