Administracion Documental

Teniendo en cuenta la temática del primer y segundo contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La importancia de la administración documental radica en que permite organizar la información, facilitando y optimizando la consulta, hay que tener en cuenta que la toma de decisiones en las empresas depende de la veracidad y manejo que se da de la información, asi como la protección y manipulación de los documentos que garantizan un eficiente desarrollo de las actividades, especialmente en el ámbito legal.

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

Ley 594 de 2000.

1. se dispone de un archivador adecuado para los documentos.

2. Existe un inventario de archivos tanto físicos como digitales.

3. El acceso a los documentos es únicamente para el personal autorizado.

4. No se permite el traslado de documentos entre las diferentes sedes de la empresa.

5. Dependiendo el caso se puede tener acceso a una copia de los documentos.

Acuerdo 027 de 2006.

1. Se maneja el ciclo vital de cada documento.

2. Los archivos se encuentran debidamente clasificados dependiendo de área a la cual corresponden (administrativa, financiera, personal, etc.)

3. Cada una de las carpetas está debidamente marcada.

4. El material fotográfico está organizado de acuerdo a cada país y a la frecuencia en que es consultado.

5. Cuando es archivado un documento se realiza una copia digital del mismo.

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