Administracion Por Sistema

Concepto de sistema

La palabra sistema puede ser utilizada con varios sentidos diferentes. Por ejemplo, podemos decir que el profesor José tiene un sistema de evaluación muy riguroso o que don Juan tiene un sistema estupendo para jugar el “me late”, o inclusive que el sistema solar tiende a alejarse de un hoyo negro. Sin embargo, para nuestro propósito, diremos que sistema es un conjunto de partes integradas que tienen la finalidad común de alcanzar determinado objetivo u objetivos. De este concepto podemos extraer tres características básicas:

Un conjunto de partes: Todo sistema tiene más de un elemento.

Partes integradas: Existe una relación lógica entre las partes que constituyen un sistema. Sistemas electrónicos o mecánicos, como una máquina de lavar ropa o de un videojuego, posen componentes que trabajan en conjunto. Un sistema de administración de personal consiste en procedimientos integrados para reclutar, seleccionar, capacitar y evaluar empleados.

Propósito común de alcanzar determinado objetivo: Todo sistema existe para alcanzar uno o más objetivos, y sus partes integrantes deben ajustarse entre sí para lograr el objetivo global del sistema.

En la medida en que las partes están interrelacionadas y unidas, el sistema alcanza un estado sólido y firma. El resultado del sistema es mayor que la suma de sus partes, porque la interrelación de ellas produce un efecto multiplicador denominado Sinergia. Cada parte ayuda a otra y el efecto sinegético hace que el resultado del conjunto sea maximizado.

Sin embargo, si las partes no están correctamente interrelacionadas el sistema entra en un estado de descomposición y desintegración llamado Entropía. Cada parte se desliga de la otra y el efecto entrópico produce perdidas y deterioro.

- Finalidad de los sistemas

Vimos que el sistema existe para lograr uno o más objetivos. Un objetivo es una situación deseada, un resultado a alcanzar. Vimos también que un sistema, es eficaz cuando alcanza adecuadamente los objetivos para los cuales fue creado. La eficacia esta ligada a los fines, a los resultados, a los objetivos logrados.

3.- Componentes de los sistemas

Todo sistema está constituido por partes relacionadas entre sí. Las partes son los subsistemas que a su vez están constituidos por otras partes relacionadas entre sí, y así sucesivamente. Por otro lado, todo sistema es parte de un sistema mayor, el SUPRA SISTEMA. Este es el atractivo que la TEORIA DE SISTEMA ofrece. Se puede estudiar cada sistema con sus subsistemas integrantes, como partes de un sistema más grande.

LOS COMPONENTES DE TODO SISTEMA SON LOS SIGUIENTES. :

Entradas o Insumos (input): es todo lo que ingresa al sistema para hacerlo funcionar. Ningún sistema es autosuficiente o autónomo. El sistema necesita de insumos, en forma de recursos, energía o información. En el organismo humano, los insumos son variados, el aire, los, el agua, las imágenes, los sonidos, etc. que provienen del medio ambiente externo.

Operación o procesamiento: todo sistema procesa o convierte sus entradas mediante sus subsistemas. Cada subsistema se encarga de un tipo de insumo que le es peculiar. En el organismo humano, el aire que respiramos es procesado por el aparato respiratorio, la comida que comemos por el aparato digestivo, las imágenes por los sistemas visual y nervioso

Salidas o resultados (output): Todo sistema coloca en el medio ambiente externo las salidas o resultados de sus operaciones. Las entradas debidamente procesadas y convertidas en resultados se exportan de nuevo al ambiente, en forma de productos o servicios prestados, en el caso de las empresas.

Retroacción o retroalimentación (feedback): es la reentrada o retorno al sistema de sus salidas o resultados, que pasan a influir sobre su funciona miento. La retroacción es generalmente una información o energía de retorno que vuelve al sistema para realimentarlo o alterar su funcionamiento como consecuencia de sus resultados o salidas.

A partir de esos Componentes, se puede evaluar el funcionamiento de un sistema. En lenguaje “sistémico”, la eficiencia es el cuociente de salida sobre le entrada, es, es decir, la cantidad de salida por unidad de entrada. Si dos sistema presentan los mismos resultados, pero uno de ellos requiere menos recursos de entrada, entonces éste será más eficiente. O dos sistemas utilizan la misma cantidad de insumos, pero uno de ellos produce mejor resultado, entonces éste será el más eficiente. La eficacia, por otro lado, es la relación entre la salida y el objetivo del sistema, esto es, en cuanto más contribuye el resultado al alcance del objetivo, más eficaz será el sistema.

4.- Clasificación de los sistemas

Hay varias maneras de clasificar los sistemas: en cuanto a su constitución y en cuanto a su relación con el medio ambiente.

En cuanto a su constitución, los sistemas pueden clasificarse en:

Físicos o concretos (en inglés: hardware): son los sistemas compuestos de elementos palpables y concretos, como máquinas, equipos, instalaciones, edificios, materias primas, etc.

Conceptuales o abstractos (en ingles: software): son los sistemas compuestos de aspectos intangibles y abstractos, como filosofías, políticas, directivas, programas, procedimientos, reglas y reglamentos, etc.

En realidad, las empresas son sistemas constituidos por subsistemas físicos y conceptuales: ellas necesitan de máquinas, equipos e instalaciones, pero requieren también de filosofías, directrices, reglas y reglamentos para funcionar.

En cuanto a su relación con el medio ambiente, los sistemas pueden clasificarse en:

Cerrados o mecánicos: son los sistemas cuyas entradas y salidas hacia el medio ambiente externo son pocas y sobre todo conocidas. Son los sistemas mecánicos o determinismo que con determinada entrada producen determinada salida, como el motor, la máquina, etc. Son previsibles y sujetos a certezas.

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