Administración: Ciencia que estudia el arte de gestionar coordinadamente los recursos escasos para poder alcanzar los fines a propósitos ya establecidos.

Administración: Ciencia que estudia el arte de gestionar coordinadamente los recursos escasos para poder alcanzar los fines a propósitos ya establecidos.

Proceso administrativo: Es un instrumento teórico básico del administrador profesional que le permite comprender la dinámica del funcionamiento de una empresa (organización). Sirve para diseñarla, conceptualizarla, manejarla, mejorarla, etc. El concepto de PA la desarrollo por 1º vez Henri Fayol a comienzos del siglo xx. Características: es continuo por la dinámica de la empresa que permanente y simultáneamente la aplican; es un sistema; es aplicable a todo tipo de organización y en todos los sectores de la misma. El PA consta de 5 etapas:

Planeación: ¿Qué y cómo se va hacer?

Es un camino a seguir que tiene su base en el análisis de un problema determinando el orden, la secuencia de actividades y programando el tiempo necesario para la solución de dicho problema. Actúa como el “programa operativo” de una computadora que guía y predetermina las operaciones dentro de ciertos parámetros preestablecidos. Los pasos de la planeación, son de suma importancia para mantener un orden y un sistema, los pasos necesarios para planear son: 1) fijar objetivos (son los fines hacia los cuales se encaminan las actividades detallados en los planes; y son de gran importancia para determinar el camino a seguir para la acción, son directrices precisas, se logra el mayor aprovechamiento de recursos). Clasificación: por el tiempo (corto, mediano, largo); área de influencia (generales, particulares); nivel directivo (estratégicas, tácticas, operativas). 2) Dx. Adm. (Realizar un análisis del contexto donde estará o está inserta la organización específicamente las amenazas y oportunidades, también incluye un análisis interno para la identificación de fortalezas y debilidades, para minimizar aquellos que no son productivos). 3) elaborar estrategias a seguir (se definirá como lograr los objetivos planteados, apoyándose en el Dx. Administrativo previamente realizado). 4) Implementación de la planeación estratégica (se pondrá en marcha a través de los planes y programas que se diseñan en base a la estrategia seleccionada. Es la puesta en acción de la estrategia, la acción de la misma). Niveles: estratégico (incluyen misión, visión, objetivos, análisis int. y ext., estrategias. Objetivo a largo plazo); Táctico (son departamentales, por áreas, funciones o por aspectos prácticos. Comúnmente se desprenden de los planes estratégicos. Objetivo a mediano plazo); operacional (son a corto plazo, muy detallados y su propósito es alcanzar metas específicas). Horizontes: Tiempo: Corto (sector operativo. No supera el año. Abarca a un sector reducido), mediano (sector táctico. Mayor a un año y menos a cinco años), largo (sector estratégico. Abarca a toda la organización. Duración mínima de 5 años). Herramientas: planes (son proyecciones de la actividad  que se quiere realizar a futuro), políticas (enunciados generales que orientan las acciones y decisiones de los mandos medios y operativos, son “criterios de acción” aprendidos por la organización), análisis FODA (estudio de factores intrínsecos y extrínsecos de la organización. Se evaluaran las amenazas y oportunidades), presupuestos (plan expresado en valores monetarios), programación (consta de un detalle de actividades a realizar), procedimientos (procesos repetitivos, constan de operaciones continuos que siguen una secuencia preestablecida), proyectos (conjunto de actividades únicos con un principio y fin determinados), normas o reglas (enmarcan las acciones de los integrantes ante determinadas situaciones, sin desviaciones permitidas). Principios: Primacía (permite la toma de decisiones para decidir si es factible económicamente lo que se planeó), confidencialidad, flexibilidad (impide pérdidas importantes y permite cambiar su dirección cuando es necesario), de congruencia con la misión (el plan debe estar insertado dentro de la misión de la empresa con objetivos y metas claras), del propósito (facilitar el logro de los objetivos de la organización), de la eficiencia (cumple con los beneficios esperados, en comparación con los costos, significa que su realización produjo eficiencia), inclusión (incluir políticas y estrategias claros para hacer una planeación firme), control (reestructurar los planes cuando así se requiera asegurar la eficacia de los mismos). Causas de fracaso: no estar fundamentado en una investigación objetiva, no ser congruente con la misión de la empresa y no tener claro sus objetivos, etc.

Organización: ¿Quién lo debe hacer? ¿De qué es responsable?

Orienta la acción técnica para dividir las funciones por áreas, departamentos y puestos, estableces las jerarquías en términos de autoridad lineal, staff o normativa, fija las responsabilidades de cada unidad de trabajo y define la comunicación formal por medio de un organigrama. Define la distribución de funciones y actividades inherentes al plan. Su importancia radica en establecer relaciones funcionales de la dirección, los niveles de responsabilidad y las funciones de todos los integrantes de la empresa. Estructura organizacional: hace referencia a la distribución formal de los empleos dentro de una organización. Elementos: org. Formal → tipos (lineal, funcional, lineofuncional, por comité). División de trabajo (dejar por escrito los ≠ niveles de especialidad), definir funciones y actividades (esto es cuales son operativos, directivos, de adm., etc), establecer jerarquías (dejar claro los niveles de dirección y autoridad), determinar el sistema de organización (indicando si este es lineal, funcional, matricial, etc), establecer los sistemas de comunicación, determinar normas y reglamentos. Se realiza en los 3 niveles de la organización: institucional (diseño organizacional), intermedio (diseño departamental), operacional (diseño de cargos y tareas). Clasificación de las est. Organizacionales: tradicionales: lineal (se basa en la autoridad lineal. Es una estructura rígida. Cada jefe recibe órdenes de su superior y los emite a sus subordinados. Se caracteriza por presentar líneas formales de comunicación, centralización de decisiones), funcional (los mandos superiores ceden parte de su autoridad a los niveles que ejercen funciones de acuerdo con su especialización. Se caracteriza al hacer énfasis en la especialización, descentralización de las decisiones), lineo-funcional (es una combinación de las anteriores. Toma de la lineal autoridad y responsabilidad que se transmite a un solo jefe para cada función. Y de lo segundo toma la “especialización” que la misma nos permite adquirir en cada actividad a través de la agrupación en base a las funciones), línea-staff. Contemporáneas: equipos (organización integrada por grupos o equipos de trabajo), matricial (asigna especialistas de ≠ áreas funcionales para trabajar en proyectos, y regresan a sus áreas una vez concluido), proyectos (los empleados trabajan continuamente en la misma. Una vez terminado pasan al siguiente), sin fin (incluye la organización “virtual”, “en red” y modular. Es una estructura fuera de lo convencional). Departamentalización: fundamento o criterio mediante el cual se agrupan las tareas. Funcional (agrupan trabajos en base a las funciones que desempeñan), de producto (agrupan trabajos en base a la línea de productos), geográfico (en base al territorio o la geografía donde se encuentran), de procesos (en base a los flujos de productos o clientes), de clientes (se agrupan de acuerdo a los clientes que tienen las mismas necesidades y problemas). Organigrama: se la define como “la representación gráfica de la estructura de organización interna”, también se les conoce como cartas, gráficas o cuadros de organización". La función que tienen es establecer los niveles jerárquicos, con sus correspondientes líneas de autoridad y responsabilidad, delimitar funciones, relaciones y coordinación entre los diversos puestos. Niveles: al estructurar el organigrama deben considerarse como niveles de organización: estratégico (Es el nivel más alto de dirección, donde se toman decisiones, se establecen las políticas, las estrategias y los objetivos de la organización), Directivo intermedio (Dependiendo de la organización, el nivel directivo intermedio es el encargado de administrar las organizaciones), Operativo (Es el nivel encargado de la ejecución de las funciones y actividades específicas de la empresa). Tipos de organigrama: lineal (En el sistema lineal, la autoridad fluye por orden descendente y sólo de una fuente), funcional (favorece la flexibilidad en las acciones, evita la centralización, propicia la comunicación y coordinación, y no delimita estrictamente la responsabilidad), con posición staff (no se tiene mando. Da consulta, asesoría y consejo. La especialización, conocimiento y experiencia se aplican en el logro de los objetivos), horizontal (La autoridad fluye de izq/der. Se trata de una organización funcional, en la cual la autoridad fluye en orden descendente), escalar (la autoridad fluye de arriba hacia abajo), circular (Representa una organización de tipo funcional, la autoridad fluye del centro a la periferia, mientras mayor es el círculo, menor es la autoridad), matricial (Se pretende representar grupos de trabajo, comisiones o programas especiales. Son sistemas de organizaciones temporales y adaptables). Organización informal: superposiciones. Las relaciones que se preestablecieron formalmente entre las personas que trabajan dentro de las organizaciones se ven plasmada en el organigrama, y representa la organización formal. Se denomina organización formal aquella que es planeada (división racional del trabajo y la diferenciación e integración de los miembros), es la organización formalizada oficialmente. Sin embargo, resulta inevitable el surgimiento de una amistad, afinidad, etc. Que provocan que se den relaciones que no están prediseñadas. Y como consecuencia de ambos surgen las superposiciones entre los mismos. Principios: alineamiento con los obj. (Toda la organización en si debe ser alineado con la estrategia del negocio), tramo de control (se refiere al nº de puestos o dptos. que pueden ser supervisados por una persona), escalar y de equilibrio (cuanto más claro sea la línea de autoridad del máx. Puesto y de cada uno de los responsables de las áreas, será más claro la responsabilidad en la toma de decisiones y la comunicación organizacional. Cuanto más equilibrado este en nº de personas dependientes de cada área, menos conflictos de poder se dará entre las partes), flexibilidad (entre + rígida sea la estructura y >nº de niveles jerárquicos, + sobre administrado y burocratizada estará la organización, por ende, + lento será la toma de decisiones y costosos los procesos productivos), delegación (la autoridad se delega aunque la responsabilidad se comparte), división del trabajo (permite la especialización y el perfeccionamiento del ser humano en función. También puede limitar su desarrollo).

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