Administración Del Tiempo

INTRODUCCIÓN

El uso del tiempo es imprescindible para las tareas de mantenimiento, en especial en estos tiempos de globalización, donde el las industrias se ven afectadas por la competencia.

La administración del tiempo busca la eficiencia para realizar los trabajos en el menos tiempo posible y con la calidad requerida.

OBJETIVOS

Conocer los conceptos más importantes en la administración del tiempo así como las herramientas y los elementos que lo componen.  

DESARROLLO

ADMINISTRACIÓN

Existen diferentes autores especializados en la administración, sin embargo cada uno propone un concepto diferente, pero que al final de cuentas, sus principios llegan al mismo punto.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

El factor más importante para la administración son las personas, ya que son el medio por el cual la administración puede alcanzar la máxima eficiencia y eficacia.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

El tiempo es relativo, puede existir o no, dependiendo de la percepción de cada individuo, lo que es un hecho es que el tiempo sigue su curso, nunca se detiene, he ahí la necesidad de saber administrarlo.

La administración del tiempo se puede definir como un modo de ser y una manera de vivir, manipulando el tiempo para satisfacer las necesidades de la manera más productiva.

El tiempo tiene muchas características, entre ellas:

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.

• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

• No se puede comprar.

• No se puede atrapar, detener o regresar.

• Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

EFECTIVIDAD

Se define como el impacto que se alcanza a causa de una acción llevada a cabo en condiciones habituales. Se refiere a la posibilidad de que un individuo o un equipo de mantenimiento, beneficie un proceso industrial o la funcionabilidad de un equipo.

EFICIENCIA

Se refiere a la producción de los bienes o servicios más valorados por la sociedad al menor coste social posible. Responde por tanto a la medida en que las consecuencias del proyecto son deseables desde la perspectiva económica. Supone en resumen, maximizar el rendimiento (output) de una inversión dada.

DIFERENCIA ENTRE EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA

Leyendo los conceptos anteriores, se puede establecer que la efectividad se mide en condiciones habituales, es decir, se cumple el trabajo en los parámetros de tiempo, mientras que la eficiencia se basa en el ámbito económico, esto se refiere a que busca la mejor calidad, el menor tiempo, pero disminuyendo al máximo los costos de la actividad.

CONTROL

Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo único que teníamos era la "ilusión de tener el control" y que lo único que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener una relación personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relación después.

URGENTE

Está dado por tareas y actividades que exigen del personal encargado de una determinada tarea, una atención inmediata, se puede definir a la atención de lo urgente, como toda tarea o actividad en la que se lleve a cabo nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan.

IMPORTANTE

Son las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización o en nuestra área, un equipo.

Son las actividades que se tienen que hacer, pero sin la prioridad de las cosas urgentes.

MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPO

El mito de la actividad: “El emprendedor más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad para no llegar a ninguna parte.

El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 horas diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.

ENEMIGOS

No saber decir “no”: Algunas personas tienen un gran temor de manifestar que realmente no pueden hacer cierta actividad y en algunos casos de condición personal se podría incluir el “no quiero”, lo grave de aceptar lo que no se puede cumplir es que nosotros mismos nos estamos complicando nuestra vida.

HERRAMIENTAS DE LA ADMINISTRACIÓN

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