Antecedentes Historicos De Las Normas Archivisticas

Terminada la vigencia administrativa, legal o fiscal, los documentos se convierten en testimonios de la historia, que promueve en los individuos la solidaridad y la convivencia, define la voluntad colectiva y la torna destino. Los archivos como centros de información institucional contri¬buyen a la eficacia y son secuencia del Gobierno en el servicio al ciudadano y como testimonios históricos son esenciales para la identidad nacional, favorecen la acumulación de elementos para la continuidad de los pueblos y forman parte sustancial del tejido espiritual de la cultura que tiene la virtud y el poder de unir el pasado con el presente para la creación del futuro.

¿Cómo cumplen los archivos con su papel social dentro de un Estado de Derecho cómo el nuestro?

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

Texto aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994

PRESENTACIÓN

La legislación archivística es tan esencial a los archivos que su propia existencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normatividad que regule su labor.

La noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos y resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el carácter de bien cultural de los archivos históricos.

La larga historia de los archivos en el mundo occidental pone en evidencia cómo la permanente preocupación por la normatividad, la legislación y los reglamentos, se genera por la naturaleza jurídica de los documentos y del valor probatorio y testimonial que se les ha reconocido a lo largo de los siglos.

El ordenamiento jurídico de los centros documentales ha estado estrechamente ligado a las estructuras políticas y administrativas del estado desde sus propios orígenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad política y más exactamente a partir de la noción de archivos públicos que deviene del concepto mismo del poder público.

De esta forma, la normatividad lejos de ser un fin en sí misma, se constituye en un medio para lograr propósitos administrativos y sociales de rango superior. En efecto, el Estado como expresión política de la sociedad, funciona y administra tomando decisiones que quedan registradas en documentos de diverso soporte. La documentación que producen las dependencias oficiales pertenece a la Nación, interesa a la sociedad y se convierte en el testimonio histórico que se integra al patrimonio general de la humanidad.

El acceso a la información y a los documentos públicos que consagran las leyes fundamentales de los sistemas democráticos tanto como el flujo informativo de la propia administración, hacen que la relación entre Estado y sociedad sea más dinámica e integral y por lo mismo haya un mayor grado de compromiso y solidaridad entre los miembros de una comunidad.

La posibilidad de acceder a los documentos de la administración permite una mayor participación ciudadana en la vida política, hace más transparente la gestión pública y contribuye a consolidar el sentido de pertenencia a la comunidad nacional.

Archivo General de la Nación de Colombia

¿Cuál es el rol del Archivista?

El rol es el de un organizador que prepara todo para manejar la información, prepara los materiales y el espacio necesario para la organización y manejo de los documentos.

En la sociedad colombiana muchas personas desconocen realmente cual es la importancia de las funciones que desempeña un archivista, algunos consideran que realizan una labor muy sencilla y sin ninguna transcendencia; y más aún cuando el avance de la tecnología tiende a disminuir la intervención del personal de archivos, remplazándolo por personal con conocimientos en informática y sistemas.

En el ámbito empresarial, los archivistas juegan un papel importante, ya que son los profesionales que gestionan los documentos a la largo de todo su ciclo de vital, son los custodios de los documentos probatorios de los derechos de los ciudadanos y de los derechos patrimoniales de la sociedad o de las organizaciones que los generan. Los archivos son la memoria histórica de cualquier organización convirtiéndose en fuentes de consulta, apoyo a la toma de decisiones administrativas; sirviendo de información y soporte en el trámite de demandas de orden legal, administrativo o fiscal.

Algunas de las funciones que desarrolla el profesional de la archivística son:

Analizar, procesar y suministrar información manual o automatizada; administrar unidades de información, impulsar el desarrollo de los archivos, mediante la organización técnica a y la implementación de servicios que faciliten el acceso a los

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