Aplicaciones Administrativas Informatica

UNIDAD 5

CONSIDERACIONES PARA EL CONTROL DEL SISTEMA

INTRODUCCIÓN

Para lograr un uso eficiente de ASPEL SAE y convertirlo en una herramienta estratégica de apoyo a la organización, es importante conocer los parámetros básicos de operación y control que se detallarán en la presente unidad.

4.1 ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES DE LA OPERACIÓN DEL SISTEMA

Para la asignación de responsabilidades de operación del sistema se emplea el Administrador de Perfiles de usuarios.

La definición de un perfil de usuario, consiste en indicar a qué operaciones tendrá acceso y a cuáles no dependiendo el tipo de trabajo o puesto que desempeñe en la empresa.

Para accesar, hay que ingresar al menú <Utilerías>, opción <Perfiles de usuario>.

Se despliega la siguiente pantalla:

Esta ventana se utiliza para dar de alta al personal o usuarios que podrán trabajar en los sistemas ASPEL. Deberás proporcionar los datos generales del usuario, así como el nombre del usuario y clave de acceso a los sistemas.

Es importante definir correctamente el perfil de un usuario, ya que podrás permitirle que ejecute una función muy general o llegar a lo más específico, de acuerdo al tipo de organización en tu empresa.

5.1.1 Alta de usuarios

1. Selecciona la opción Nuevo Usuario.

2. Completar la información de la siguiente pantalla:

Campo Descripción

Usuario Proporciona el nombre con el que se identificará el usuario al acceder al sistema, ésta será la

clave que proporcionarás junto con tu contraseña para acceder al sistema.

Nombre Proporciona el nombre completo del usuario,

Clave Escribe la contraseña con la que se tendrá acceso al sistema. La contraseña podrá tener 6 caracteres como máximo.

Confirmar clave Vuelve a escribir la clave para confirmar que fue escrita correctamente.

Puesto Indica el puesto que desempeña el usuario en la empresa, Ejemplo Vendedor

Departamento Escribe el departamento al que pertenece el usuario, Ejemplo Ventas

Correo electrónico Anota el correo electrónico del usuario que estás dando de alta.

Perfil a aplicar Selecciona el perfil que deseas aplicar a tus usuarios. De esta forma indicas los derechos específicos con los que dichos usuarios se agregarán en la empresa. Para cada perfil asignado debes definir previamente las actividades que dicho perfil deberá tener activas y cuáles no dependiendo del puesto que desempeñe. De esta forma ahorras tiempo en la asignación de perfiles aplicando éstos por cada persona.

3. Clic en el botón "Crear" para que el usuario se agregue al entorno común Aspel. En ese momento observarás que automáticamente el nuevo usuario aparecerá en la sección derecha de la ventana que es donde se registran los usuarios comunes Aspel, es decir, con acceso a todas las empresas que se manejen con esa licencia, y sólo si al darlo de alta lo asignaste a alguna de las empresas disponibles, incluyendo la empresa actual, observarás que ese usuario aparecerá listado en la sección izquierda de la ventana, que es donde se muestran los usuarios registrados en la empresa seleccionada.

• Colócate en el proceso u opción que deseas habilitar o deshabilitar y, con el botón derecho del mouse despliega el menú flotante y selecciona la opción Habilita/Deshabilita, al efectuar este proceso se asignará a las opciones un estado diferente que se marcará con un icono también diferente, de tal forma que fácilmente puedas distinguir si la opción está habilitada o deshabilitada.

5.2 DIAGRAMA DE PROCESOS Y ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Para realizar un diagrama de procesos generalmente se emplea la simbología de procesos derivada de los análisis de Henry Gantt, exponente de la administración científica.

La simbología de procesos emplea en la actualidad los siguientes

símbolos:12

Símbolo

Uso / Significado

Inicio / Fin

Inicio o fin del proceso.

Proceso

Cada actividad relativa a un procedimiento.

Subproceso

Ejecución de actividades dentro del proceso o método.

Operación manual

Realización de una operación en forma manual.

Documento

Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Multi documento

Representa un documento y sus respectivas copias manejadas dentro de un procedimiento

Conector

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte del mismo.

Decisión

Punto dentro del proceso donde se debe elegir entre dos o más alternativas.

Datos

Elementos que alimentan y se generan en el procedimiento.

5.3 DISEÑO DE FORMAS

Dentro de un Sistema de Administración Empresarial, el concepto de Forma es sinónimo de reporte.

En términos generales, las secciones de un reporte en ASPEL SAE

son las siguientes:13

• Encabezado.

• Datos.

• Pie de página.

El procedimiento para crear un reporte es el siguiente:

13 Manual de Aspel Sae, Sistema administrativo empresarial. ASPEL.

1. Entra al Diseñador de reportes para crear uno nuevo. Se accede a través del menú <Reportes> de cada módulo:

2. El diseñador

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