Informática Administrativa

4.1. Concepto y Utilidad de las Bases de Datos

Las bases de datos son la esencia de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones y para los sistemas de información estratégicos, como los explicados anteriormente en la Unidad 2, ya que estos sistemas explotan la información contenida en las bases de datos de la organización para identificar el comportamiento del mercado, los hábitos de los consumidores, los recursos disponibles en inventario, etc., entre muchos otros datos. Con esto la empresa puede mantenerse al corriente respecto a sus compromisos con los clientes y sus propias necesidades. Por este motivo es importante conocer la forma en que están estructuradas las bases, su funcionamiento y ventajas.

4.1.1 Qué son las bases de datos

Un banco o base de datos puede definirse como un conjunto de datos organizado y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular, independientemente de su tamaño.

En todas las épocas las empresas han empleado diversos sistemas para registrar la información de sus operaciones; en principio se utilizaron libros, carpetas, fichas, y desde la creación de los sistemas computacionales los datos se comenzaron a almacenar en archivos digitales, que pueden ser administrados en forma rápida y sencilla con el uso de software especializado.

De esta forma, actualmente al hablar de bases de datos se hace referencia a un conjunto de datos interrelacionados, almacenados en formato digital y las aplicaciones de cómputo que permiten su utilización en forma simultánea por diferentes usuarios.

4.1.2. Utilidad de las bases de datos

Sin importar el tamaño de una empresa, el uso de bases de datos tiene gran importancia para facilitar el manejo y actualización de información.

Sobre todo en lo que se refiere a concentrar todos los datos en un solo “almacén” y con un formato uniforme para que puedan ser consultados por cualquier usuario que lo requiera sin que haya confusiones.

El desarrollo de las bases de datos permitió resolver dos problemas comunes en las organizaciones:

• Que cada área o departamento tuviera diferentes archivos con datos sobre una misma persona, evento u objeto. Por ejemplo, cuando en una tienda departamental el área de Crédito creaba un expediente del cliente, y luego cuando éste realizaba una compra el área de Almacén lo registraba en su directorio y posteriormente, el área de Cobranza también abría un archivo con todos sus datos. El problema más frecuente era que cuando alguno de los datos del cliente cambiaban, no siempre eran actualizados en todos los expedientes de cada área de la tienda.

• Que los datos estén dispersos en diferentes lugares; este es uno de los problemas más importantes que se han resuelto con las bases de datos. Por ejemplo, cuando una sucursal o departamento de una empresa requería datos que fueron registrados en otra, tenía que esperar hasta que le fueran remitidos, lo que generaba retrasos en el servicio a los clientes o perdida de información.

Como

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