Archivo Y La Importancia De Su Organizacion

Nombre: CLAUDIA ROCIO BARRERA CARRILLO

Fecha: JUNIO 11 DE 2012

Actividad: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Y SU ORGANIZACION

Trabajo en el colegio Nueva Granada en la ciudad de Bogotá, dicha institución educativa está organizada orgánicamente de la siguiente manera:

Cada una de estas dependencias se denomina Secciones documentales, continuando con la línea de esa estructura orgánica del colegio, en un segundo nivel aparecen las oficinas y grupos de trabajo que dependen del representante legal como son la oficina de recursos humanos, oficina de contabilidad, tesorería, oficina académica y oficina de sistemas e informes; a las cuales denominaré subdirecciones documentales.

Todas las dependencias del Colegio, generan, tramitan y conservan documentos que agrupados en relación con las funciones que les competen se denominan series y sub-series.

Clasificación Documental:

Cada dependencia determina el valor administrativo, legal, fiscal, contable de los documentos con el propósito de establecer su tiempo de conservación.

En la institución donde trabajo, en la Oficina del Representante Legal del Colegio, la secretaria del representante legal es la persona encargada de clasificar la documentación recibida, tal como correspondencia, actas, libros, etc.

En el Area Administrativa y Financiera, cada dependencia de esta área es la encargada de clasificar la documentación recibida, por ejemplo: en la oficina de contabilidad y la de tesorería que es a la cual yo pertenezco, contamos con varios archivadores y sitios especiales para archivar y los documentos los clasificamos de la siguiente manera:

• Hojas de vida, contratos y afiliaciones de todos los funcionarios del colegio.

• Notas de ajuste y notas bancarias

• Cartera del colegio

• Bancos

• Convenios

• Conciliaciones bancarias

• Correspondencia enviada y recibida

• Formularios de inscripción de nuevos alumnos

• Actas de entrega de papelería legal y materiales de oficina

• Recibos de Caja

• Comprobantes de Egreso

• Salidas de Almacén

• Paz y Salvo de Estudiantes

• Balances

• Documentos de la Dian (Iva, Rte Fuente, Renta, Rut).

• Impuestos de Registro.

En el Area de Sistemas se manejan las calificaciones de los estudiantes, pero realmente son pocas las comunicaciones recibidas pero las que llegan se clasifican en carpetas debidamente marcadas y rotuladas.

En la Dirección Académica, se encuentra el Director del Colegio, quien cuenta con una secretaria Académica que es la que se encarga de recibir toda la correspondencia y documentación que tiene que ver con esa área y es quien la clasifica.

Selección

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