Archivo de tramite

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ARCHIVO DE TRÁMITE.

MODALIDAD A DISTANCIA.

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE.

PROFESOR: LESLI GABRIELA OLVERA     BECERRA.

ALUMNO: SERGIO OLVERA HERNANDEZ.

GRUPO: AR00208

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE.

Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite.

Cualquier entidad administrativa, para el adecuado manejo y aprovechamiento de sus recursos tiene que estar perfectamente delimitada en su organización interna, en las funciones que realiza, con la finalidad de evitar la duplicidad del trabajo. Se debe diseñar un organigrama de las áreas que lo conforman ejem.

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JEFATURA.

Es la parte fundamental de un archivo de tramite, controla el buen funcionamiento, coordina las subunidades, influye en gran medida para una adecuada recepción, tratamiento, control, servicio y transferencia de la documentación y es representante ante otras instancias.

Funciones de la jefatura:

• Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que integran la unidad, así como el eficiente servicio y control de la documentación en trámite.
• Administrar los recursos humanos, técnicos, legislativos, materiales y financieros existentes; además de vigilar el funcionamiento de los mismos y promover los medios necesarios para la adquisición, adaptación, desarrollo y optimización de dichos recursos.
• Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas y jurídicas vigentes respecto a la producción, conservación y uso de la documentación en trámite.
• Informar periódicamente a la supervisión acerca de los resultados de sus actividades.

Políticas del archivo de trámite.

Satisfacer las demandas de información es el objetivo principal del archivo de trámite. Por esta razón, requiere de un estatuto administrativo lo suficientemente claro y explícito para que los miembros de la institución estén enterados y respeten los lineamientos que se marcan para el uso adecuado de la información; lo que permite proporcionar un servicio eficaz y la aplicación de políticas que abarquen un mayor segmento para facilitar el control del archivo en una proporción mayúscula.

RECEPCION.

La recepción y despacho de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a las unidades administrativas en el cumplimiento eficaz y eficiente de los trámites y acciones derivadas de atribuciones delegadas el Área archivística encargada de la captación documental que recién ingresa al archivo, sus funciones son:

• Recibir la documentación enviada del área administrativa a que se encuentra adscrito el archivo (o de las áreas a las que les proporciona el servicio).
• Establecer y hacer efectivos los instrumentos de control de documentación activa.
• Manejar la documentación solicitada para préstamo por las áreas tramitadoras de la propia entidad administrativa, turnada como convenga para su consulta de acuerdo a las políticas y normas establecidas ejem.

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La recepción de documentos es el inicio de las actividades archivísticas.

Es la acción de captar aquella documentación que, por sus características de uso continuo, es necesario conservar en el archivo de trámite para su préstamo y consulta.

La documentación en trámite debe permanecer organizada para su fácil localización y procurar con ello ofrecer un servicio ágil y oportuno al usuario.

La recepción documental se inicia cuando el material es revisado y nos percatamos de que efectivamente procede de las unidades administrativas que envían su documentación a la Unidad de Documentación en Trámite.

CONTROL.

Controlar el seguimiento documental permite conocer la ubicación del documento, así como también, en un momento determinado, saber cuál es el trámite que ha seguido desde su gestión.

A partir del ingreso de la documentación al archivo de trámite, hasta su ubicación física correspondiente, estaremos realizando la recepción de forma adecuada y con ello estableceremos el control de lo que se recibe y lo que se guarda en el archivo, con lo que se logra el desahogo oportuno de los asuntos que la institución efectúe.

La recepción de documentación activa se realiza de la siguiente forma:

• Inicia el procedimiento
• Las áreas administrativas envían su documentación al archivo de trámite

• La unidad de archivo de trámite:

1. Recibe la documentación enviada
2. Coteja y revisa que sea la correcta con base en la relación
3. Si no es correcta, se devuelve al área administrativa que corresponde
4. Una vez que esté completa, de acuerdo con la relación entregada, se firma de recibido y
5. posteriormente se procede a realizar los procesos técnicos correspondientes

POLÍTICAS DE RECEPCIÓN.

Constituye un acto jurídico - administrativo que compromete a la dependencia para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional. En la recepción de documentos, deben cumplirse tres requisitos fundamentales:

• Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación, desde el momento de su ingreso;
• Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que su encargará de su trámite;
• Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.

Las anteriores políticas tienen la finalidad de establecer procedimientos específicos para la adecuada recepción documental en el momento que la documentación ingresa al archivo.

CLASIFICACION Y CATALOGACION.

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