Archivograma

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Tema Elegido (La Administración)

Los archivos conservan la información recopilada y registrada generada o recibida por una entidad, grupo o persona que dentro de sus funciones realiza esta compleja actividad.

Esta información puede registrarse en diversos tipos de documentos o evidenciarla en cualquier soporte valedero, estos pueden ser: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos cintas o discos de computadoras, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, etc.

Dichos archivos constituyen la columna vertebral de los recursos de información de un país por tanto su historia es esencial para la toma de decisiones futuras, o bien sea para el desarrollo de su misión, funciones y/o actividades propuestas o programadas. Su importancia se comprende a partir del valor que tiene para la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.

Para la Administración:

En el desarrollo de actividades se ha creado este método llamado archivo, para llevar a cabo sus objetivos presentes y futuros. Por tanto hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe siempre recurrir al historial de la misma para mirar en la documentación originada la información precisa de lo que se ha producido o recibido durante su gestión, esto con el fin de verificar proyectos, llevar a cabo investigaciones, realizar comparaciones, responder a tramites y demandas de carácter legal administrativo o fiscal, verificar transacciones, actos administrativos o a requerimientos de los ciudadanos.

Los tiempos pasan y este historial se va haciendo más importante, con un archivo bien constituido y organizado el o (los) funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración.

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