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GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Administración Documental

Concepto

Es un conjunto de procesos, servicios y técnicas que contribuyen de a la optimización de los procesos de negocio de una empresa, tendientes a administrar, procesar, conservar y recuperar el contenido no estructurado de forma eficiente y segura.

Entiéndase por contenido no estructurado la información que se encuentra en documentos físicos y electrónicos como Excel, Word, Power Point, mail, videos, grabaciones de voz, entre otros.

Objetivos

• Establecer y velar por la correcta aplicación de políticas de administración de contenido (producción, trámite, seguimiento, recuperación, transferencia, organización, preservación, conservación y uso).

• Aportar al cumplimiento del plan estratégico organizacional, implementando procesos y servicios eficientes, eficaces y de calidad.

• Asesorar en procesos, servicios y técnicas documentales a toda la organización, por medio de un acompañamiento continuo a los diferentes procesos de negocio.

• Fortalecer la cultura organizacional de las empresas, enfatizando sobre el adecuado manejo de la información, por medio de programas continuos de formación y capacitación.

• Planificar e implementar proyectos que permitan modernizar permanentemente los procesos, servicios y técnicas documentales al interior de la organización.

Beneficios

Implantar una adecuada administración documental permitirá a las organizaciones:

• Organización y consolidación de la información de forma adecuada.

• Facilidad de búsqueda y reducción de tiempos de consulta de información.

• Disponibilidad inmediata de la información para clientes y partes interesadas.

• Almacenar y custodiar la información de forma segura y con las condiciones adecuadas.

• Reducción los costos del mal manejo de la información.

• Optimización de los procesos de negocio.

Rol del administrador documental

Es el equipo de trabajo responsable de implementar los procesos, servicios y técnicas de administración documental, de forma efectiva y proporcionando un servicio de alta calidad, logrando satisfacer las necesidades de los clientes (internos y externos), y otros grupos interesados (proveedores, entidades de vigilancia y control, otros).

Es fundamental que este equipo de administración documental comprenda la importancia de su papel y responsabilidad en la empresa, y transmitir este mensaje a todos los colaboradores con el apoyo y compromiso de la Gerencia, con el fin de que sea comprendida, interiorizada y aplicada, generando una cultura organizacional que vivencia los beneficios de su adecuada implementación.

Es necesario que este equipo se esmere por evolucionar sus prácticas y metodologías,

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