Archivos

• Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo.

• Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de la documentación.

• Preparar las transferencias de documentación.

• Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General.

Para esta tarea de clasificación de archivos, existen numerosas maneras de organizarse y de archivar la documentación, dependiendo del rubro y la actividad que tenga la oficina, pero para todas en general, existen métodos básicos de clasificación y archivo que conoceremos en esta oportunidad.

- El archivo tiene como función básica ofrecer fácil acceso y el de guardar la documentación de acuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea necesario.

- Los básicos son los Archivos Generales, Archivos Alfabéticos, Archivos Numéricos, Archivos Alfa Numéricos.

- Los archivos pueden realizados en estantes con archivadores de palanca, folders, o separadores, y si usted tiene suficiente documentación es mejor utilizar un mueble gavetero, donde se pueda guardar la información en folders o subarchivos,

- El sistema alfabético es como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto; por ejemplo si la oficina es de un negocio de venta de galletas, tendrá un proveedor y un comprador que deben tener archivos separados, si el cliente o el proveedor tienen un nombre que empieza con la letra “A” usted lo archivará en la letra “A” de su gavetero y así en forma sucesiva, de la misma manera con los compradores, ambos en archivos separados; en la parte seleccionada para el cliente usted colocará el archivo de todo lo referente a él, como ser fechas de compra, fechas de entrega, fechas de pagos, documentos en general; en la parte interior del gavetero o archivador deberá colocar una guía para indicar los archivos que se guardan en el gavetero, por ejemplo en la letra “A” se guardan a las empresas: Abdías, América, etc.,

- El sistema numérico, usa números en vez de usar el alfabeto, generalmente se usa para clasificar por años, luego los meses y los días, son muy útiles para realizar cualquier tipo de archivo especialmente financiero; si va a usar los números consecutivos puede asignarlos de acuerdo a la llegada de documentos o de importancia, al igual que para el archivo alfabético usted necesitará colocar una hoja de control o guía donde indique el orden de archivo y lo que se archiva en él.

- El archivo alfanumérico es una combinación de ambos sistemas por ejemplo: A-1, A-2, A-100, etc.; pueden ser también 1-A, 1-B, 1-C, etc., para la orientación de las personas que lo usan debe contener la hoja de control o guía.

- El archivo General está destinado para aquella documentación que no está inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relación directa, pero que si deben ser archivadas; por ejemplo pueden ser oficios recibidos para contribuir a la mejora de un jardín, etc. entonces usted podrá optar por archivar en correspondencia recibida dentro de un sistema de archivo escogido, del mismo modo para la correspondencia que sale de la oficina y no hay relación directa con algún proveedor o comprador, usted la archivará en correspondencia saliente y de igual manera bajo el sistema elegido.

- En cada sistema de archivo debe tener una hoja de control o guía y un libro de registro de préstamos de documentos, dónde puedan firmar las personas que lo usan y quede la constancia de la entrega o devolución.

También puede usted crear su propio archivo, bajo su criterio y necesidad de acuerdo al rubro al que se dedica la empresa, pero en una oficina bien organizada siempre debe existir un sistema de archivo que facilite ubicar la documentación y sobre todo para no llenar el escritorio de una torre de papeles.

Sistema de ordenación Alfabético. Es una ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que, dependiendo de la actividad a la cual se dedique la entidad, puede ser nominal, por asuntos, numérico o geográfico.

Orden

Nominal:

Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen referencia a nombres de personas naturales, jurí¬dicas o razón social de las entidades con las que se tienen relaciones. Ejemplo: Carlos Contreras Marí¬n - Distribuciones Aliadas Ltda.

Por Asuntos:

Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las materias de que tratan los documentos: Ejemplo: Licitaciones - Contratos

Geográfico:

Cuando el carácter de ordenación es una región geográfica: paí¬ses, estados, ciudades, zonas, comunas y otras.

Banco de Colombia, Miami Florida

Banco de Colombia, Cali, Sucursal Vipasa

Al analizar las caracterí¬sticas particulares de cada sistema, debes definir unos criterios que son comunes a la ordenación alfabética en general. Cada una de las palabras que forman un nombre, se considera como unidad de ordenación. Se incluyen las abreviaturas. Para el caso de las empresas se consideran sus nombres sin alteraciones. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Editorial Norma

La Casa de la Cultura

Para la ordenación de nombres de personas naturales, se trabaja primero con los apellidos, precedidos de una coma (,) y después con los nombres. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Contreras, Marín, Carlos

González, López, María Fernanda

Pérez, Rosa, Inés

Cuando todas las unidades son iguales, se debe recurrir a un elemento adicional que las distinga, puede ser el tí¬tulo académico, cédula de ciudadaní¬a, dirección, teléfono, el cual se considera como otra unidad para su ordenación. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad 5ª.Unidad

Reyes Illera, Jorge (Arquitecto)

Reyes Illera, Jorge (Economista)

Rojas De Paz, Olga Lucía (Ingeniera)

Cuando se tienen unidades iguales en dos o más nombres, la siguiente unidad decide el orden de clasificación. Ejemplo:

1ª.Unidad 2ª.Unidad 3ª.Unidad 4ª.Unidad

Álvarez Bení¬tez Juan

...