Auditoría De Gastos

INTRODUCCIÓN

Las auditorias en los negocios son muy importantes, por cuanto la gerencia sin la práctica de una auditoria no tiene plena seguridad de que los datos económicos registrados realmente son verdaderos y confiables. Es la auditoria que define con bastante razonabilidad, la situación real de la empresa.

Una auditoria además, evalúa el grado de eficiencia y eficacia con que se desarrollan las tareas administrativas y el grado de cumplimiento de los planes y orientaciones de la gerencia.

Es común que las instituciones financieras, cuando les solicitan prestamos, pidan a la empresa solicitante, los estados financieros auditados, es decir, que vayan avalados con la firma de un CPA.

Una auditoria puede evaluar, por ejemplo, los estados financieros en su conjunto o una parte de ellos, el correcto uso de los recursos humanos, el uso de los materiales y equipos y su distribución, etc. Contribuyendo con la gerencia para una adecuada toma de decisiones

AUDITORIA DE GASTOS

Objetivo

El Objetivo de la revisión de los gastos debe obedecer a querer tener la certeza de su correcta realización y que estos cumplan con los requisitos administrativos y fiscales que le den su validez.

Para eso sería necesario lo siguiente:

- Verificar que los gastos registrados sean reales.

- Que correspondan al ejercicio en que se incurrieron.

- Que estén bien clasificados en atención a su origen y concepto.

- Determinar los gastos extraordinarios para destacarlos en el estado de resultados.

Objetivos específicos de la auditoria

a. Comprobar que los gastos representan transacciones efectivamente realizadas y que corresponden a los fines propios del Ayuntamiento.

b. Verificar que se encuentren registrados todos los gastos que corresponden al periodo revisado y que no se incluyan transacciones de periodos anteriores o posteriores.

c. Verificar que no existan activos capitalizables (Activos fijos) contabilizados como gastos.

d. Comprobar que los gastos estén adecuadamente contabilizados y presentados, de acuerdo con principios de contabilidad gubernamental.

Control Interno

Para una correcta y oportuna forma de registrar los gastos es necesario contar con dos puntos fundamentales:

a) Política de Gastos. Conjunto de reglas y procedimientos a seguir para la realización de un gasto. Desde su origen gasta su aplicación en la contabilidad.

b) Presupuestos. Presupuestos de gastos a realizar e informes de las variaciones resultantes en relación con los gastos reales. Explicaciones de las mismas.

Dentro de las políticas se deberán incluir los responsables de autorizar el gasto, los documentos comprobatorios necesarios y su aplicación contable según corresponda.

Procedimientos

Una forma práctica de hacer la revisión de los gastos bien podría ser la siguiente:

1. Análisis de Variaciones. Elaborar cedulas comparativas de gastos, ya sea contra el mes o el ejercicio anterior o contra el presupuesto de gastos. Investigar las variaciones y sugerir las correcciones según corresponda.

2. Verificación Documental. Determinar las partidas que por su monto o relevancia sea necesario verificar la documentación comprobatoria de las mismas. Una partida que se recomienda revisar, invariablemente, es la que corresponde a las compras. La base para esta revisión sería el Manual de Políticas de Gastos. Los porcentajes de verificación deben ser con base a la relevancia de las partidas a revisar ya sea por su monto o por su cantidad de veces que se realiza.

3. Conexión contra otras cuentas. La revisión de los gastos no incluye solamente verificar la correcta aplicación a la cuenta correspondiente sino que también a la contra-cuenta respectiva y que mejor que ya que se esta viendo el asiento contable se aproveche para hacerlo.

4. Pruebas Globales. Hay algunas cuentas de gastos que por su naturaleza es posible hacer una revisión global para verificar su correcta aplicación. Entre las más relevantes podemos considerar el renglón de las comisiones sobre ventas, que van en función de las ventas realizadas.

El reporte que se elabore deberá detallar las fallas detectadas y los asientos de corrección para que el trabajo sea completo y se le pueda dar seguimiento con posterioridad.

Examen de los Gastos

El examen de los gastos se centra en determinar si el gasto es necesario y lo adecuado de su registro, ubicación y evidencia .Al mismo tiempo debe contrastar la relación del gasto del ejercicio bajo revisión con los años anteriores y en forma global con los ingresos y costos.

Presupuesto:

La existencia de un adecuado programa de presupuesto significa que los jefes de departamentos, supervisores y otros encargados que autorizan gastos, han preparado con un año de anticipación un detalle de los gastos que deberán ser incurridos en relación a un determinado volumen de operaciones.

Sustanciación de gastos

Tiene como finalidad determinar lo siguiente:

1. Si los PCGA y las medidas de control interno, que actualmente pone en práctica la empresa, se corresponde con las políticas contables establecidas por la empresa.

2. Si los PCGA y medidas adoptadas están operando en forma efectiva y si resultan adecuadas para facilitar el debido control contable sobre los desembolsos y la distribución de los mismos en las cuentas respectivas.

3. El número de comprobantes seleccionados para la prueba dependerá del control interno de la empresa y la confianza del auditor en el mismo.

Generalidades del “voucheo” de gastos:

1. Cada comprobante de la serie seleccionada (pudiendo existir varias facturas en un mismo comprobante) deben examinarse en cuanto

a) La existencia y legitimidad aparente de las facturas de proveedores, cuentas o informes de gastos, informes de recepción y cualquier otra documentación de respaldo.

b) Evidencia de la debida aprobación del desembolso.

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